Lyron
Prozessautomatisierung für KMU

Automatisierung, die wirklich entlastet

Wiederkehrende Arbeitsschritte standardisieren und zuverlässig ausführen – statt Copy-&-Paste zwischen Tools, Medienbrüchen und der ewigen Frage „Wo ist die Datei?". Workflow-Automatisierung setzen wir mit n8n, Make, Power Automate und Zapier um – DSGVO-konform, dokumentiert und ohne Vendor-Lock-in.

Kostenloses Erstgespräch Tools vergleichen

Sie suchen gezielt nach Prozessautomatisierung? Dafür haben wir eine eigene Übersicht mit typischen Abläufen und Einstiegsfragen.

Laptop mit Analytics-Dashboard auf einem Schreibtisch – Sinnbild für automatisierte Reports und Workflows
11 Std.
pro Woche gespart – Fallstudie Handwerk
ab 1 Woche
bis zur ersten Live-Automation
4 Tools
n8n · Make · Power Automate · Zapier
EU & DSGVO
self-hostbar, Daten im eigenen Haus
Vorteile

Warum sich Workflow-Automatisierung für KMU lohnt

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Zeit sparen & Durchlaufzeiten verkürzen

Manuelle Dateneingaben, Weiterleitungen und Statusabfragen kosten täglich wertvolle Arbeitszeit. Automatisierte Prozesse laufen in Sekunden statt Stunden – ohne Wartezeiten zwischen Abteilungen.

  • check Kontaktformular automatisch ins CRM übertragen
  • check Bestätigungsmail und Aufgabe im Projekttool gleichzeitig erstellen
  • check Statusupdates ohne manuelle Nachfrage verteilen
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Fehler reduzieren & Qualität erhöhen

Jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle: Tippfehler, vergessene Felder, falsche Zuordnungen. Automatisierung erzwingt Konsistenz durch feste Regeln und Validierungen.

  • check Einheitliche Benennung und Ordnerstruktur für Dokumente
  • check Pflichtfelder und Formatvalidierung vor Weiterverarbeitung
  • check Automatische Dublettenprüfung bei Dateneingabe
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Transparenz & Nachvollziehbarkeit

„Ist die Rechnung raus?" – „Hat jemand dem Kunden geantwortet?" Mit automatisierten Workflows wissen alle Beteiligten jederzeit, wo ein Vorgang steht und was als Nächstes passiert.

  • check Automatische Statusupdates an alle Beteiligten
  • check Lückenlose Logs für Audit und Fehleranalyse
  • check Eskalationen bei Verzögerungen oder Fehlern
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Skalierung ohne Chaos

Was bei 10 Vorgängen pro Woche noch funktioniert, bricht bei 100 zusammen. Automatisierte Prozesse skalieren mit dem Geschäft – derselbe Ablauf funktioniert für 10 oder 1.000 Vorgänge.

  • check Prozesse wachsen mit, ohne zusätzlichen Personalaufwand
  • check Gleichbleibende Qualität bei steigendem Volumen
  • check Kapazitäten für strategische Aufgaben freisetzen
Anwendungsbereiche

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Von einfachen Benachrichtigungen bis zu Workflows über mehrere Systeme hinweg: Fast jeder wiederkehrende Prozess lässt sich automatisieren. Eine Auswahl mit konkreten Beispielen – jede Karte führt zur passenden Lösung.

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Lead Management

Leads aus verschiedenen Quellen automatisch erfassen, anreichern und an den Vertrieb übergeben.

Beispiel: Aus dem Webformular wird in Sekunden ein qualifizierter CRM-Eintrag inkl. Benachrichtigung ans richtige Team.

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Angebote & Rechnungen

Dokumente aus Vorlagen generieren, versenden und den Status nachverfolgen.

Beispiel: PDF-Angebot aus CRM-Daten, automatischer Rechnungsversand nach Auftrag, Zahlungserinnerung inklusive.

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Support & Tickets

Anfragen automatisch kategorisieren, zuweisen und Eskalationen bei SLA-Verletzung auslösen.

Beispiel: E-Mail wird zum Ticket im Helpdesk, priorisiert nach Schlüsselwörtern und dem richtigen Team zugewiesen.

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Dokumentenflüsse & Freigaben

Dokumente automatisch ablegen, Freigaben einholen und Versionen verwalten.

Beispiel: SharePoint-Freigabe-Workflow mit einheitlicher Benennung, Ablage und Benachrichtigung an Freigeber.

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Reporting & Monitoring

Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und regelmäßig als Report versenden.

Beispiel: Wöchentlicher KPI-Report per E-Mail, automatisch aus CRM, Sheets und Projekttool zusammengeführt.

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Marketing & Newsletter

Content verteilen, Kampagnen auslösen und Leads durch Funnel-Stufen bewegen.

Beispiel: Social-Media-Posts automatisch einplanen, Newsletter-Trigger nach konkreten Kundenaktionen.

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Onboarding & Offboarding

Neue Mitarbeitende oder Kunden systematisch einarbeiten – mit Checklisten und automatischen Schritten.

Beispiel: Account-Erstellung in allen Systemen, Willkommens-Sequenz, beim Austritt sauberer Entzug aller Zugänge.

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Daten-Synchronisation

Daten zwischen CRM, ERP, Sheets und anderen Tools synchron halten – ohne manuelle Exporte.

Beispiel: CRM-Kontakte mit dem Newsletter-Tool abgleichen, Produktdaten zwischen Systemen synchronisieren.

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Termine & Erinnerungen

Automatische Terminerinnerungen, Follow-ups und Wiedervorlagen ohne manuelles Nachhalten.

Beispiel: Erinnerung 24 h vor dem Termin, automatische Follow-up-Mail nach dem Erstgespräch.

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Workflow oder KI-Agent?

Wann ein KI-Agent besser passt als klassische Automatisierung

Feste Regeln sind ideal für vorhersehbare Abläufe. Sobald E-Mails, Dokumente, Recherche oder wechselnder Kontext verstanden werden müssen, kann ein kontrollierter KI-Agent den Workflow sinnvoll erweitern.

KI-Agenten für Unternehmen entdecken

Klassischer Workflow

Wenn Eingaben, Regeln und Ergebnis eindeutig sind – etwa bei Datenübertragung, Benachrichtigungen oder Freigabeketten.

KI-Agent

Wenn freie Sprache, unstrukturierte Dokumente oder mehrere Informationsquellen verstanden und bewertet werden müssen.

Hybride Lösung

Der Agent bereitet vor, der Workflow prüft und führt aus – mit menschlicher Freigabe bei sensiblen Schritten.

Plattformen

n8n, Make, Power Automate oder Zapier?

Jede Plattform hat ihre Stärken. Die Wahl hängt von Ihren Anforderungen, bestehenden Systemen und internen Ressourcen ab. Der schnelle Überblick:

Merkmal Empfohlen
Self-Hosting / Daten im eigenen Haus check – – –
EU-Server / DSGVO-konform checkself-hosted checkEU-Server checkMS Cloud –US-Cloud
Komplexe Logik & eigene APIs Sehr stark Stark Begrenzt Einfach
Schneller Start ohne IT-Team Mittel Gut Gut Sehr schnell
Microsoft-365-Integration check check Nativ check
Kostenmodell Hosting pro Operation oft in M365 pro Volumen

Unser Default für datensensible, komplexe Workflows: n8n – self-hosted in der EU. Wir setzen aber jede Plattform ein, die zu Ihrer Situation passt – oft auch im Mix.

star Unser Default

Wofür ideal

Komplexe Logik, Self-Hosting, Datensouveränität, individuelle API-Anbindungen

Grenzen

Höherer Einrichtungsaufwand, technisches Know-how für den Betrieb nötig

Typische Use Cases

Datenanreicherung, Multi-System-Workflows, KI-Integration

Kosten

Open Source verfügbar, Cloud- und Enterprise-Pläne. Kosten hängen vom Hosting ab.

Datenschutz

Self-Hosting möglich – Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur

Mehr zu n8n

Wofür ideal

Visuelle Workflows, Daten-Transformationen, europäischer Anbieter, komplexe Logik

Grenzen

Kein Self-Hosting, Kosten steigen mit Datenmenge, Lernkurve bei komplexen Flows

Typische Use Cases

Daten-Sync, Dokumenten-Generierung, E-Mail-Parsing, API-Orchestrierung

Kosten

Operations-basiert, Free-Plan verfügbar, kostengünstig für kleine Workflows

Datenschutz

EU-Server verfügbar, europäischer Anbieter, DSGVO-konform

Mehr zu Make.com

Wofür ideal

Microsoft-365-Umgebung, SharePoint, Teams, Genehmigungsworkflows

Grenzen

Komplexe Logik umständlich, Connectoren außerhalb M365 teils limitiert

Typische Use Cases

Freigaben, Teams-Benachrichtigungen, SharePoint-Workflows

Kosten

In vielen M365-Lizenzen enthalten, Premium-Connectoren kosten extra.

Datenschutz

Microsoft Cloud, Governance über Admin Center möglich

Mehr zu Power Automate

Wofür ideal

Viele SaaS-Tools verbinden, schnelle Umsetzung, einfache Trigger-Action-Ketten

Grenzen

Komplexe Logik aufwändig, Kosten steigen mit Volumen schnell

Typische Use Cases

CRM-Sync, Formular zu Tool, Benachrichtigungen

Kosten

Kostenloser Einstieg möglich, Team/Business-Pläne je nach Volumen.

Datenschutz

US-Cloud, für viele Anwendungen ausreichend

Mehr zu Zapier
In der Praxis

Automatisierung, die messbar wirkt

Keine Theorie, sondern echte Projekte: So haben Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen ihre Abläufe entlastet.

Fallstudie · Kanzlei

Anwaltskanzlei: Posteingang, Aktenanlage & Fristen mit n8n

Posteingang in ~40 statt 120 Minuten/Tag, Aktenanlage in 5 statt bis zu 40 Minuten – DSGVO-konform und mit menschlicher Freigabe bei jeder Frist.

Weiterlesen arrow_forward Fallstudie · Handwerk

Sanitärbetrieb NRW: 11 Stunden pro Woche zurückgewonnen

Angebote, Rechnungen und Kundenkommunikation automatisiert – 30 % weniger Zahlungsverzögerungen, mehr Zeit fürs Kerngeschäft.

Weiterlesen arrow_forward Fallstudie · Immobilien

Immobilienmakler: 40 % mehr Leads konvertiert

Automatische Lead-Qualifizierung und WhatsApp-Nachfass mit n8n und KI – aus mehr Anfragen werden Besichtigungen.

Weiterlesen arrow_forward
Ablauf

Wie wir bei Lyron Automatisierungen umsetzen

1

Prozessaufnahme: Ist-Zustand verstehen

Wir analysieren gemeinsam Ihre aktuellen Abläufe. Wo wird manuell gearbeitet? Welche Systeme sind beteiligt? Was sind die größten Schmerzpunkte? Daraus entsteht ein klares Bild des Ist-Zustands und ein realistisches Soll-Szenario.

2

Quick-Wins identifizieren

Nicht jeder Prozess rechtfertigt sofort eine Automatisierung. Wir identifizieren die Bereiche mit dem besten Aufwand-Nutzen-Verhältnis – oft sind das wiederkehrende, zeitintensive Schritte mit klarer Logik.

3

Prototyp entwickeln und testen

Statt monatelang zu planen, bauen wir schnell einen funktionierenden Prototyp. Der läuft mit echten Daten, zeigt konkret, wie der Prozess aussieht, und lässt sich direkt anpassen – bevor viel Zeit in Details fließt.

4

Stabilisierung: Fehler abfangen

Jeder Workflow muss auch funktionieren, wenn etwas schiefgeht. Wir implementieren Fehlerbehandlung, Retry-Logik, Benachrichtigungen bei Problemen und saubere Logs – damit Sie nicht im Dunkeln tappen.

5

Übergabe und optionaler Betrieb

Sie erhalten eine dokumentierte Lösung, die Ihr Team versteht und warten kann. Auf Wunsch übernehmen wir auch den laufenden Betrieb, überwachen die Workflows und optimieren kontinuierlich.

Fragen & Antworten

Häufige Fragen zur Automatisierung

Das hängt vom Prozess ab. Einfache Automationen wie Formular-zu-CRM oder Benachrichtigungen können innerhalb weniger Tage live gehen. Komplexere Workflows mit mehreren Systemen benötigen typischerweise 2–4 Wochen. Nach dem Erstgespräch geben wir eine realistische Einschätzung.
Das hängt vom Umfang ab. Einzelne Workflows lassen sich als überschaubares Projektpaket umsetzen; für laufende Betreuung gibt es monatliche Pakete. Die Hosting-Kosten für self-hosted n8n liegen oft im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Einen transparenten Überblick finden Sie auf unserer Preisseite.
Beide sind stark. n8n eignet sich besonders für komplexe Logik, eigene API-Anbindungen und Self-Hosting mit voller Datensouveränität. Make punktet mit einer sehr visuellen Oberfläche und schnellem Einstieg bei EU-Hosting. Details im direkten Vergleich n8n vs. Make.
Nein, die meisten Automatisierungen funktionieren ohne KI. Regelbasierte Workflows decken rund 90 % der typischen Anwendungsfälle ab. KI ist sinnvoll, wenn Entscheidungen auf unstrukturierten Daten basieren – etwa E-Mail-Klassifizierung oder Dokumentenanalyse. Aber sie ist kein Muss.
Sicherheit hängt von Plattform und Setup ab. Bei Self-Hosted-Lösungen wie n8n bleiben Daten in Ihrer Infrastruktur. Bei Cloud-Diensten gelten deren Sicherheitsstandards. Wir achten auf sichere Authentifizierung, verschlüsselte Verbindungen und minimale Berechtigungen.
Gut gebaute Workflows haben Fehlerbehandlung eingebaut: Wiederholungsversuche, alternative Pfade und Benachrichtigungen. Sie erfahren sofort, wenn etwas nicht funktioniert – und können nachvollziehen, was passiert ist. Nichts verschwindet einfach spurlos.
Unbedingt. Wir empfehlen sogar, mit einem konkreten, überschaubaren Prozess zu starten. So sehen Sie schnell Ergebnisse, lernen die Möglichkeiten kennen und können dann gezielt erweitern. Ein Pilotprojekt ist oft der beste Einstieg.
Ja. Power Automate ist die native Lösung für M365 und integriert sich nahtlos mit SharePoint, Teams, Outlook und anderen Microsoft-Diensten. Aber auch n8n und Zapier können mit M365 arbeiten – die Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab.

Bereit für weniger Routinearbeit?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, welche Prozesse bei Ihnen das größte Automatisierungspotenzial haben.

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