KI-Postfach-Assistent für info@ und service@
Der Assistent liest jede eingehende Nachricht, holt die Fakten aus Ihren Systemen und legt einen fertigen Antwortentwurf daneben. Ob er ihn selbst abschickt, entscheidet eine Schwelle, die Sie je Kategorie setzen – alles darunter bleibt Entwurf.
Der Engpass ist nicht das Formulieren
Die meisten Antworten in einem gemeinsamen Postfach sind drei Sätze lang. Die Zeit geht nicht für diese drei Sätze drauf, sondern für alles davor: Um welchen Auftrag geht es, was sagt das Lager, wurde die Rechnung schon verschickt, und ist eigentlich jemand zuständig oder liest die Nachricht heute niemand? Wer an info@ arbeitet, öffnet für eine Auskunft, die er auswendig formulieren könnte, regelmäßig drei Fenster.
Genau hier liegt die Schwierigkeit bei der Automatisierung. Ein Sprachmodell schreibt diese drei Sätze mühelos – und es schreibt sie auch dann, wenn es die Bestellnummer nicht gefunden hat. Es scheitert nicht laut, es formuliert weiter. Ein flüssiger Text ist kein Beleg dafür, dass die Auskunft stimmt. Ein falsch zugesagter Liefertermin, den Ihr Kunde mit Ihrem Absender im Postfach liegen hat, kostet mehr, als zwanzig gesparte Minuten wert sind.
Die eigentliche Arbeit steckt deshalb nicht im Entwurf, sondern in der Frage, wann er ohne Menschen rausgeht. Wir leiten die Sicherheit des Assistenten aus prüfbaren Dingen ab: Wurde der Absender eindeutig einem Datensatz zugeordnet? Stammt jede Angabe im Entwurf aus einer angebundenen Quelle? Enthält die Nachricht genau ein Anliegen? Daraus entsteht ein Vertrauensgrad – und erst eine Schwelle, die Sie je Kategorie festlegen, entscheidet über den Versand.
Welche Mails sich lohnen
Wir fangen mit der Kategorie an, die am häufigsten vorkommt und die klarste Quelle hat. Jede weitere benutzt später dieselbe Mechanik aus Entwurf, Vertrauensgrad und Schwelle.
Auftrags- und Lieferstatus
Der häufigste Fall: Wo bleibt meine Lieferung? Die Antwort steht im Warenwirtschaftssystem, nicht im Kopf – der Assistent holt sie und schreibt sie hin.
Dokumente nachsenden
Rechnungskopie, Lieferschein, Datenblatt, Zertifikat. Der Assistent findet die Datei zum Vorgang und hängt sie an – oder sagt, dass es sie nicht gibt.
Termine bestätigen und verschieben
Der Wunschtermin wird gegen den Kalender geprüft und um zwei Alternativen ergänzt. Ob gebucht oder nur vorgeschlagen wird, hängt an der Kategorie.
Standardauskünfte aus dem Wissensbestand
Garantiezeit, Zahlungsziel, Ersatzteil, Anfahrt: Antworten, die längst irgendwo dokumentiert sind und trotzdem jeden Tag neu getippt werden.
Vorsortieren, was Menschen machen müssen
Reklamation, Kündigung, Presse, Bewerbung: kein Entwurf, aber Kategorie, Dringlichkeit und Zuständigkeit stehen fest, bevor jemand die Mail öffnet.
Interne Postfächer
IT-Support, Personalabteilung, Bestellwünsche: dieselbe Mechanik nach innen, mit deutlich kleinerem Risiko – ein guter Ort zum Anfangen.
Ein Vormittag im gemeinsamen Postfach
Fünf Nachrichten, wie der Assistent sie vorbereitet hat: links die Mail, in der Mitte der Entwurf mit seiner Quelle, rechts der Vertrauensgrad gegen die Schwelle der Kategorie.
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M. Bergmann · Auftrag 4127 Wann kommt meine Lieferung? Auftragsstatus
Ihre Sendung hat unser Lager am 24.07. verlassen, zugestellt wird voraussichtlich am 29.07. Die Sendungsnummer lautet 003401…
ERP · Lieferschein 4127-194Schwelle 90geht raus -
Buchhaltung Ritter GmbH Bitte Rechnungskopie zu RE-20871 Dokument nachsenden
Anbei die Rechnung RE-20871 vom 08.07. als PDF. Der offene Betrag ist am 07.08. fällig.
Belegarchiv · RE-20871.pdf96Schwelle 90geht raus -
S. Karadeniz · Wartungsvertrag Können wir Montag auf Donnerstag tauschen? Termin verschieben
Donnerstag geht bei uns um 9:00 oder um 14:30. Sagen Sie kurz Bescheid, dann tragen wir den Termin um.
Kalender · Monteur Nord, KW 3183Schwelle 85wartet auf Freigabe -
P. Ostermann · Auftrag 3988 Gerät fällt nach zwei Wochen wieder aus Reklamation
Entwurf liegt vor: Eingang bestätigt, Garantie läuft bis 03/2028, Techniker-Termin vorgeschlagen.
ERP · Auftrag 3988, Garantie aktiv91Schwelle: immerMensch entscheidet -
Einkauf Halbach & Söhne Was kostet die Wartung für zwölf Anlagen? Preis und Nachlass
Kein Entwurf. Preise verhandelt der Vertrieb, nicht der Assistent – die Mail geht mit Zusammenfassung an das Team Nord.
Quelle nicht freigegeben—nie automatischweitergeleitet
Aufschlussreich ist Zeile vier: hoher Vertrauensgrad, trotzdem kein Versand. Reklamationen sind als Kategorie gesperrt, der Wert spielt dort keine Rolle.
Zeile drei liegt zwei Punkte unter der Schwelle und wartet deshalb, obwohl der Entwurf brauchbar aussieht. Der Kalender hatte nur einen der beiden Wunschtermine eindeutig gemeldet – diese Lücke schlägt auf den Vertrauensgrad durch.
Von der eingehenden Mail zur freigegebenen Antwort
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Postfach anbinden und abgrenzen
Der Assistent bekommt Zugriff auf genau ein gemeinsames Postfach, nicht auf die persönlichen. Über Ordner, Label oder Empfängeradresse legen Sie fest, welche Nachrichten er überhaupt sieht.
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Anliegen erkennen und Absender zuordnen
Aus Betreff und Text entstehen Kategorie, Dringlichkeit und die Bezüge: Kunden-, Auftrags- oder Rechnungsnummer. Ohne eindeutige Zuordnung zu einem Datensatz gibt es keinen Entwurf, sondern eine Rückfrage.
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Fakten holen statt formulieren
In den Entwurf darf nur, was aus einer angebundenen Quelle kommt – Warenwirtschaft, CRM, Belegarchiv, Wissensbestand. Jede Angabe trägt intern den Datensatz, aus dem sie stammt.
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Vertrauensgrad bilden und Schwelle anwenden
Zuordnung, Quellenlage und Eindeutigkeit der Anfrage ergeben einen Wert. Liegt er über der Schwelle der Kategorie, geht die Antwort raus; liegt er darunter oder ist die Kategorie gesperrt, bleibt sie als Entwurf mit Begründung liegen.
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Senden, Vorgang schreiben, nachjustieren
Die Antwort geht aus dem gemeinsamen Postfach heraus, der Vorgang landet im CRM oder Ticketsystem. Jede menschliche Korrektur wird protokolliert – daraus entscheiden Sie monatlich, welche Schwelle sich bewegt.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Alle lesen denselben Posteingang, zuständig ist niemand
- Für eine Statusauskunft öffnet man drei Systeme
- Dringendes liegt zwischen Newslettern und Rechnungen
- Die Antwortqualität hängt daran, wer gerade Zeit hat
- Montags ist das Postfach voll, bevor jemand anfängt
Mit Assistent
- Jede Nachricht hat Kategorie, Zuständigkeit und Frist
- Der Entwurf enthält die Fakten schon aus dem Fachsystem
- Routineauskünfte sind beantwortet, bevor jemand liest
- Unsichere Fälle liegen als Entwurf da, nicht im Postausgang
- Was rausging, steht mit Quelle und Wert im Protokoll
Wo der Assistent aufhört
Vier Dinge, die dieses Produkt nicht löst. Wir sprechen sie vor dem Angebot an, nicht danach:
- Unter einer gewissen Menge lohnt es sich nicht. Wenn in Ihrem gemeinsamen Postfach zwanzig Nachrichten am Tag liegen und fast jede ein Einzelfall ist, verbringen Sie mehr Zeit mit Regeln und Kontrolle, als das Antworten je gekostet hat. Tragfähig wird es dort, wo eine Handvoll Kategorien den Großteil der Nachrichten abdeckt. Trifft das bei Ihnen nicht zu, sagen wir es im Erstgespräch – und Sie geben die 2.490 € nicht aus.
- Der Vertrauensgrad misst die Beleglage, nicht die Wahrheit. Er sagt, wie gut eine Antwort durch Quellen gedeckt ist, nicht ob der Datensatz stimmt. Steht in der Warenwirtschaft ein falscher Liefertermin, schreibt der Assistent ihn souverän hin, und keine Schwelle der Welt merkt etwas davon. Deshalb beginnen wir mit Kategorien, in denen ein Fehler peinlich ist, aber nicht teuer.
- Was nirgends steht, kann er nicht beantworten. Liegt der Liefertermin in einer Tabelle auf einem Arbeitsplatzrechner oder im Kopf des Disponenten, entsteht kein Entwurf, sondern eine Rückfrage. Ein Postfach-Assistent macht die Lücken in Ihren Stammdaten binnen weniger Tage sichtbar. Das ist nützlich, aber selten angenehm.
- Anhänge und Sammelmails bleiben Handarbeit. Eine Nachricht mit drei Anliegen, eine weitergeleitete Kette über zwölf Stationen, ein Foto vom defekten Teil: Solche Fälle beantwortet der Assistent bewusst nicht, er sortiert sie nur ein. Anhänge inhaltlich auszulesen ist ein eigenes Vorhaben und im Einstiegspreis nicht enthalten.
Passt zu Ihrem Postfach
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt ein gemeinsames Postfach mit bis zu fünf Kategorien und einer Faktenquelle ab. Was den Preis darüber hinaus bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Anbindung eines gemeinsamen Postfachs, lesend und sendend
- Bis zu fünf Kategorien mit eigener Schwelle und eigenem Ton
- Eine Faktenquelle für die Entwürfe (ERP, CRM oder Wissensbestand)
- Entwurfsablage im Postfach, inklusive interner Quellenangabe
- Freigabeweg mit benannter Zuständigkeit je Kategorie
- Protokoll jeder Entscheidung: Kategorie, Wert, gesendet oder freigegeben
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehr als fünf Kategorien oder mehrere Postfächer und Standorte
- Anhänge inhaltlich auslesen statt nur den Nachrichtentext
- Antworten in mehreren Sprachen, je Sprache eigens geprüft
- Schreibende Aktionen: Ticket anlegen, Termin buchen, Retoure auslösen
- Anbindung an ein Branchen- oder Altsystem ohne brauchbare Schnittstelle
Mehrere Postfächer, das Auslesen von Anhängen und schreibende Aktionen im Fachsystem liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets KI-Agent Pilot ab 4.900 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktiver Assistent auf Ihrem Postfach
Angebunden, an echten Nachrichten getestet und schriftlich abgenommen
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Kategorien und Schwellen, dokumentiert
Welche Kategorie was darf und ab welchem Wert – änderbar, ohne uns zu fragen
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Entscheidungsprotokoll
Je Nachricht: Kategorie, Vertrauensgrad, Quelle, gesendet oder freigegeben
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Einweisung und erste Korrekturrunde
Wie Ihr Team freigibt, korrigiert und wann eine Schwelle bewegt werden sollte
Häufige Fragen zum Postfach-Assistenten
Diese Lösungen passen dazu
KI-Wissensdatenbank
Die Quelle hinter den Entwürfen: Antworten aus freigegebenen Dokumenten, mit Fundstelle.
E-Mail-Anhänge automatisch verarbeiten
Für den Teil, den der Assistent bewusst auslässt: Rechnungen und Lieferscheine im Anhang.
KI-Chatbot für Kundensupport
Dasselbe Wissen im anderen Kanal – für Fragen, die gar nicht erst zur E-Mail werden.
Reklamationsmanagement automatisieren
Die Kategorie, die hier gesperrt bleibt, bekommt dort einen eigenen Prozess.
Welche Mails beantworten Sie zum hundertsten Mal?
Im kostenlosen Erstgespräch nehmen wir einen echten Vormittag aus Ihrem gemeinsamen Postfach und sortieren ihn in Kategorien. Danach wissen Sie, welcher Anteil überhaupt automatisch beantwortbar ist – und ob sich das für Sie rechnet.
Kostenloses ErstgesprächWo KI-Postfach-Assistent im Alltag wirklich wirkt
Der Assistent sortiert E-Mails, erkennt Anliegen, recherchiert in freigegebenem Wissen und bereitet Antworten oder nächste Schritte nachvollziehbar vor.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Posteingang priorisieren
Anliegen, Kunde, Dringlichkeit und zuständiges Team werden aus Inhalt und Kontext erkannt.
Antworten vorbereiten
Freigegebene Informationen werden mit Quellen zu einem prüfbaren Entwurf verbunden.
Vorgänge aktualisieren
Ticket, CRM oder Aufgabe erhält die relevanten Daten, ohne die E-Mail manuell zu übertragen.
Ein guter Fit, wenn …
Wiederkehrende Anfragen lassen sich mit freigegebenem Wissen beantworten, während unsichere Fälle klar an Menschen übergeben werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig e-mails nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Sensible, rechtlich relevante oder nicht eindeutig belegbare Antworten bleiben als Entwurf mit Quellen bei Mitarbeitenden.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 5 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.