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Reisekosten & Spesenabrechnung automatisieren

Beleg abfotografieren – fertig. KI liest Daten aus, ordnet Kategorien zu, Vorgesetzte genehmigen per Klick und die Buchung landet direkt in DATEV oder Ihrer Buchhaltung.

Kostenloses Erstgespräch Preise ansehen

Praxisbeispiele und Zeitpotenzial prüfen

Das Problem

Spesenabrechnung frisst Zeit auf allen Seiten

Mitarbeitende sammeln Belege in Schuhkartons, tippen sie am Monatsende in Excel ab und reichen PDFs per E-Mail ein. Führungskräfte prüfen manuell, die Buchhaltung tippt alles nochmal in DATEV ab.

Jede Reise kostet so am Ende 30 bis 60 Minuten Verwaltungsaufwand – zusätzlich zu verloren gegangenen Belegen und verspäteten Erstattungen.

Typische Probleme:

  • close Belege gehen verloren oder sind unleserlich
  • close Mehrfach-Erfassung in Excel, Mail und DATEV
  • close Keine Übersicht über Reise-Budgets je Projekt
  • close Verspätete Erstattungen frustrieren Mitarbeitende
Die Lösung

Belegerfassung per Foto – Buchung in der Buchhaltung

KI-gestützte Belegerkennung, digitale Genehmigung und automatische Übergabe an Ihre Finanzbuchhaltung.

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Beleg-Scan per App

Foto vom Beleg – KI extrahiert Betrag, MwSt., Datum und Kategorie automatisch.

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Digitale Genehmigung

Vorgesetzte genehmigen per Teams oder Slack. Richtlinien-Verstöße werden automatisch markiert.

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Direkt-Buchung

Freigegebene Spesen landen automatisch in DATEV, Lexoffice oder sevDesk – inkl. Erstattung per SEPA.

Integrationen

Funktioniert mit Ihren bestehenden Tools

DATEV
Lexoffice
sevDesk
Microsoft 365
Personio
HRworks
Im Lieferumfang

Was Sie erhalten

  • check_circle

    Vollständig konfigurierte Automation

    Mobile Belegerfassung, KI-OCR, Genehmigungs-Flow, Buchhaltungs-Anbindung

  • check_circle

    Dokumentation & Einführung

    Ausführliche Dokumentation aller Workflows und Schulung für Ihr Team

  • check_circle

    30 Tage Support

    Unterstützung bei Fragen und kleinere Anpassungen nach Go-Live

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Bereit, Spesen-Chaos zu beenden?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Gespräch besprechen, wie wir Ihre Reisekosten & Spesen automatisieren können.

Kostenloses Erstgespräch
Praxisleitfaden

Wo automatisierte Reisekosten und Spesen im Alltag wirklich wirkt

Belege, Reisedaten und Freigaben werden zentral erfasst, gegen Richtlinien geprüft und vollständig für die Buchhaltung vorbereitet.

Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.
01

Belege mobil erfassen

Foto, Betrag, Datum und Händler werden direkt einer Reise oder Kostenstelle zugeordnet.

02

Richtlinien prüfen

Betragsgrenzen, Pflichtangaben und Belegarten werden vor der Freigabe kontrolliert.

03

Buchhaltung vorbereiten

Freigegebene Datensätze gehen mit Originalbeleg und Prüfstatus an das Zielsystem.

Ein guter Fit, wenn …

Belege, Beträge und Freigaben folgen klaren Regeln; Ausnahmen sollen sichtbar bleiben und nicht still automatisch entschieden werden.

  • Sie bearbeiten regelmäßig spesenbelege nach wiederkehrenden Regeln.
  • Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
  • Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Transparente Potenzialrechnung

Zeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen

Der Rechner nutzt 8 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.

Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.

36Stunden pro Monat
432Stunden pro Jahr
Nach dem Go-live messen wir zusätzlich Durchlaufzeit Ausnahmequote fristgerechte Übergaben
Häufige Fragen

Was Entscheider vor dem Start wissen sollten

Wie läuft automatisierte Reisekosten und Spesen in der Praxis ab?
Ein Mitarbeitender lädt einen Beleg hoch oder reicht eine Reiseabrechnung ein. Danach prüft der Workflow die benötigten Daten, führt die freigegebenen Schritte aus und übergibt Ausnahmen mit Kontext an die zuständige Person.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Typische Integrationen sind DATEV, Microsoft 365, HR-System, ERP, Mobile Upload. Entscheidend ist nicht ein bestimmtes Tool, sondern eine stabile Schnittstelle und eine eindeutig definierte Datenverantwortung.
Welche Aufgaben bleiben bewusst beim Team?
Unklare Bewirtungsanlässe, fehlende Belege, Richtlinienabweichungen und steuerliche Sonderfälle werden nicht automatisch freigegeben.
Wie wird die Automation eingeführt?
Wir dokumentieren Prüfregeln, Freigabegrenzen und Zielsysteme, testen mit anonymisierten Belegen und schalten anschließend stufenweise frei. Für einen klar begrenzten ersten Prozess sind typischerweise 3–6 Wochen realistisch; Umfang, Schnittstellen und Freigaben bestimmen den tatsächlichen Projektplan.
Wie lässt sich der Nutzen messen?
Vor dem Start erfassen wir Volumen und heutige Bearbeitungszeit. Nach dem Go-live vergleichen wir zusätzlich Durchlaufzeit, Ausnahmequote, fristgerechte Übergaben. Der Rechner auf dieser Seite liefert nur einen transparenten Orientierungswert.
automatisierte Rechnungserstellung E-Rechnungs-Automatisierung automatisiertes Mahnwesen
Inhaltlich überarbeitet am 26. Juli 2026 Über Lyron AI
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