Eingangsrechnungen automatisch prüfen und freigeben
Jede Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang gestellt, bevor sie jemand zu sehen bekommt. Was zusammenpasst, läuft durch; nur die abweichende Position geht an eine Person – mit allen drei Belegen nebeneinander.
Das Schwierige ist nicht, die Rechnung zu lesen
Eine Rechnung auszulesen ist der einfachste Teil des Vorgangs. Lieferant, Rechnungsnummer, Netto, Steuer, Zahlungsziel – das steht darauf, und bei ZUGFeRD oder XRechnung steht es sogar maschinenlesbar darin. Zeit kostet die Frage danach: Stimmt das, was da steht? Um sie zu beantworten, braucht man zwei Dokumente, die die Rechnung nicht mitbringt.
Die Gegenprobe liegt woanders – die Bestellung beim Einkauf, der Wareneingang an der Rampe, im Lager oder auf der Baustelle. Beide entstehen zu anderen Zeitpunkten, von anderen Personen und oft neben dem System: telefonisch nachbestellt, Lieferschein im Handschuhfach, Menge auf dem Bauzaun quittiert. Und selbst wenn alles vorliegt, decken sich die Positionen selten sauber: 20 Meter Kabel bestellt, eine Trommel geliefert, 20,4 Meter plus Trommelpfand berechnet. Dazu Teillieferungen, Sammelrechnungen über drei Bestellungen und Zuschläge für Legierung, Energie oder Kleinmenge, die niemand bestellt hat.
Der Engpass ist deshalb nicht die Erfassung, sondern die Klärung – und die läuft gegen die Uhr. Die Buchhaltung fragt beim Einkauf, der Einkauf beim Lieferanten, der Bauleiter ist auf der Baustelle, und die Skontofrist läuft in vier Tagen ab. Wir bauen deshalb zuerst den Abgleich und die Toleranzen, nicht das Formular: Was innerhalb der vereinbarten Grenzen liegt, braucht keine Freigabe mehr. Was daneben liegt, geht an genau eine Person, und die sieht sofort, welche Position warum nicht passt.
Welche Rechnungen sich lohnen
Wir starten mit der Rechnungsart, die am häufigsten vorkommt und die klarsten Vergleichsdaten hat. Weitere Arten nutzen später denselben Eingang und dieselben Regeln.
Materialrechnungen mit Bestellbezug
Der häufigste Einstieg: Bestellung und Wareneingang stehen im System, abgeglichen wird Position für Position mit Ihren Toleranzen.
Material für Baustelle und Projekt
Geliefert wird direkt zur Baustelle, der Lieferschein wird dort abgezeichnet und fotografiert. Zugeordnet wird zu Projekt und Kommission statt zu einer Bestellnummer.
Wiederkehrende Rechnungen ohne Bestellung
Strom, Leasing, Telefon, Miete, Versicherung: Hier gibt es keinen Wareneingang. Geprüft wird gegen Vertrag, Vormonat und erwarteten Turnus.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Jede Abschlagsrechnung wird gegen die bisher abgerechnete Summe und den gemeldeten Leistungsstand gestellt, der Sicherheitseinbehalt getrennt ausgewiesen.
Rechnungen von Nachunternehmern
Umkehr der Steuerschuld nach § 13b, Freistellungsbescheinigung nach § 48b und deren Gültigkeitsdatum: Fehlt eines davon, wird nicht freigegeben, sondern gemeldet.
Kleinbeträge und Sofortkäufe
Unterhalb einer Wertgrenze, die Sie festlegen, kostet die Prüfung mehr als der mögliche Fehler. Diese Belege laufen mit Kontierungsvorschlag durch und werden stichprobenweise kontrolliert.
Drei Belege nebeneinander, Position für Position
Eine Rechnung über vier Positionen, gestellt gegen Bestellung und Lieferschein. Zwei Positionen laufen durch, zwei nicht.
| Position | Bestellung | Lieferschein | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| 10Stahlprofil IPE 200, 6 mArt. 44-1180 | 40 Stk · 68,50 € | 40 Stk | 40 Stk · 68,50 € | passt |
| 20Schweißdraht G3Si1, 15 kgArt. 71-0442 | 12 Stk · 42,00 € | 12 Stk | 12 Stk · 42,90 €+ 0,90 € je Stk, + 10,80 € gesamt | Preis + 2,1 % |
| 30Gitterrost 1000 × 300Art. 22-9007 | 24 Stk · 57,00 € | 18 Stk6 Stk offen, Termin 04.08. | 18 Stk · 57,00 € | passt, Teillieferung |
| 40Frachtpauschaleohne Artikelnummer | nicht bestellt | – | 48,00 € | Freigabe nötig |
Toleranz je Position: höchstens 2 % und höchstens 25 €. Beide Grenzen müssen eingehalten sein. Fracht und Zuschläge ohne Bestellbezug gehen immer zur Freigabe.
Der Abgleich scheitert selten am Auslesen der Rechnung. Er scheitert an der Spalte, die bei Ihnen niemand pflegt.
Beispieldaten aus dem Metallbau. Die 2-%-Grenze ist ein üblicher Startwert; welche Toleranz bei Ihnen gilt, entscheidet der Einkauf, nicht die Software.
Vom Posteingang bis zum Zahlungsvorschlag
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Eingang bündeln
Rechnungen aus dem zentralen Postfach, aus Uploads und aus Lieferantenportalen laufen in denselben Eingang. PDF, Scan, ZUGFeRD und XRechnung werden gleich behandelt, das Original bleibt unverändert erhalten.
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Auslesen und zuordnen
Kopf- und Positionsdaten werden strukturiert erfasst. Den Lieferanten erkennen wir über Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN und Kreditorennummer statt über den Namen, die Bestellnummer aus Betreff, Fließtext und Positionszeilen.
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Gegen Bestellung und Wareneingang prüfen
Menge, Einheit und Preis jeder Position werden gegen Bestellung und Wareneingang gestellt, Teillieferungen und Restmengen mitgeführt. Parallel läuft die Dublettenprüfung über Rechnungsnummer, Kreditor, Betrag und Datum.
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Nur Abweichungen freigeben lassen
Positionen innerhalb der Toleranz gelten als geprüft. Alles andere geht nach Kostenstelle, Betrag und Projekt an die zuständige Person – mit Erinnerung, hinterlegter Vertretung und Eskalation nach Frist.
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Übergeben und Frist mitgeben
Beleg, geprüfte Positionen, Kontierungsvorschlag und Prüfprotokoll gehen an DATEV, ERP oder Archiv. Der Zahlungsvorschlag trägt das Skontodatum, nicht nur das Fälligkeitsdatum.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Rechnungen liegen in vier Postfächern und einem Ordner
- Bestellung und Lieferschein sucht die Buchhaltung zusammen
- Freigaben laufen per E-Mail, ohne Vertretung und ohne Frist
- Skonto verfällt, während eine einzelne Position geklärt wird
- Dubletten fallen erst im Zahllauf auf, manchmal gar nicht
Mit automatischem Abgleich
- Jede Rechnung kommt über denselben Eingang und wird nummeriert
- Bestellung, Lieferschein und Rechnung stehen nebeneinander
- Nur Abweichungen gehen raus, an eine namentlich benannte Person
- Der Zahlungsvorschlag kennt Skontodatum und verbleibende Tage
- Dubletten werden vor der Übergabe erkannt und angehalten
Wo der Abgleich nicht greift
Vier Punkte klären wir vor dem Angebot. Der erste ist ein Grund, jetzt noch nicht zu kaufen:
- Ohne Bestellungen und erfasste Wareneingänge gibt es keinen Drei-Wege-Abgleich. Wer telefonisch bestellt und den Lieferschein in einen Ordner legt, bekommt von uns bestenfalls eine gut sortierte Verteilung an Freigeber – dafür lohnen sich 2.490 € nicht. Wenn bei Ihnen Bestellungen nicht systematisch erfasst werden, ist die Bestellanforderung das Projekt, das vorher an der Reihe ist.
- Kontierung und Vorsteuerabzug bleiben eine fachliche Entscheidung. Wir schlagen Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel aus dem bisherigen Lieferantenverhalten vor und schreiben den Vorschlag ins Zielsystem. Verantwortlich bleiben Ihre Buchhaltung und Ihre Steuerberatung. Umkehr der Steuerschuld, innergemeinschaftlicher Erwerb oder die Abgrenzung zwischen Aufwand und Anlagegut entscheidet die Automatisierung nicht selbst.
- Die Erkennung ist gut, aber nicht fehlerfrei. Strukturierte Formate lesen wir vollständig, einen zerknitterten Scan mit handschriftlichem Vermerk nicht. Wir arbeiten deshalb mit Schwellenwerten: Was darunter liegt, geht zur Sichtprüfung, statt still falsch weiterzulaufen. Wer null Handarbeit erwartet, wird enttäuscht – realistisch ist, dass die Ausnahmen wenige und sichtbar werden.
- Schnelle Freigaben kann keine Software erzwingen. Erinnerung, Vertretung und Eskalation bauen wir ein, aber wenn eine Freigabe seit Jahren zwei Wochen dauert, verschiebt die Automatisierung nur den Ort des Wartens. Was hilft, ist eine verbindliche Vertretungsregel und eine Wertgrenze, unterhalb derer niemand mehr zustimmen muss. Beides ist eine Entscheidung der Geschäftsführung, keine Einstellung im System.
Passt zu Ihrer Buchhaltung
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt einen Eingang, einen Abgleich gegen ein Bestellsystem und einen Freigabeweg ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Zentraler Eingang für ein Postfach plus Upload und Portalexport
- Auslesen von Kopf- und Positionsdaten, inklusive ZUGFeRD und XRechnung
- Kreditorenerkennung über Umsatzsteuer-ID, IBAN und Kreditorennummer
- Dublettenprüfung vor jeder Übergabe an das Zielsystem
- Drei-Wege-Abgleich gegen ein Bestell- und Wareneingangssystem
- Ein Freigabeweg nach Betrag und Kostenstelle, mit Vertretung
- Dokumentation der Prüfregeln, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehrere Mandanten oder Gesellschaften mit eigenen Kontenrahmen
- Ein zweites Quellsystem für Bestellungen oder Wareneingänge
- Projektbezug, Abschlagsrechnungen und Sicherheitseinbehalt im Bau
- Kontierungsvorschläge aus dem bisherigen Lieferantenverhalten
- Anbindung eines revisionssicheren Archivs oder Übernahme von Altbelegen
Mehrere Mandanten mit eigenen Kontenrahmen, Projektbezug und Abschlagsrechnungen liegen erfahrungsgemäß deutlich darüber. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktive Eingangsstrecke
Vom Postfach bis zur Übergabe eingerichtet und mit Ihren echten Rechnungen abgenommen
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Dokumentiertes Regelwerk
Toleranzen, Wertgrenzen, Freigabewege und Ausnahmen – nachvollziehbar und später änderbar
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Prüfprotokoll je Rechnung
Welche Position womit verglichen wurde, wer wann freigegeben hat und was übergeben wurde
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Einweisung für Buchhaltung und Einkauf
Wie Abweichungen bearbeitet werden und was passiert, wenn ein Freigeber ausfällt
Häufige Fragen zum Rechnungseingang
Diese Lösungen passen dazu
Bestellanforderungen automatisieren
Der Schritt davor: Ohne saubere Bestellung fehlt dem Abgleich die erste Spalte.
E-Rechnung automatisieren
XRechnung und ZUGFeRD empfangen, prüfen und selbst erzeugen – Pflicht statt Kür.
Genehmigungsprozesse
Dieselbe Freigabelogik für alles andere: Anschaffungen, Verträge, Ausnahmen.
Reisekosten & Spesen
Belege ohne Bestellung: erfassen, prüfen, freigeben und an die Buchhaltung übergeben.
Wissen Sie, wo Ihre teuerste Rechnung gerade liegt?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir zehn echte Rechnungen durch – mit Bestellung und Lieferschein daneben. Danach wissen Sie, wie viele davon ohne Rückfrage durchlaufen würden und welche Toleranz dafür gelten müsste.
Kostenloses ErstgesprächWo automatisierte Eingangsrechnungen im Alltag wirklich wirkt
Lieferantenrechnungen werden zentral erfasst, ausgelesen, gegen Regeln geprüft, freigegeben und vollständig an Buchhaltung oder ERP übergeben.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Rechnungseingang bündeln
Belege aus Postfach, Portal und Upload landen in einer gemeinsamen Eingangsstrecke.
Prüfung vorbereiten
Beträge, Lieferant, Bestellbezug und Dubletten werden vor der Freigabe kontrolliert.
Übergabe vollständig machen
Originalbeleg, Daten, Freigabe und Prüfstatus gehen gemeinsam an das Zielsystem.
Ein guter Fit, wenn …
Belege, Beträge und Freigaben folgen klaren Regeln; Ausnahmen sollen sichtbar bleiben und nicht still automatisch entschieden werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig eingangsrechnungen nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Unklare Kontierung, Bestellabweichungen, Dublettenverdacht und steuerliche Sonderfälle bleiben bei der Buchhaltung.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 11 Minuten heute und 3 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.