Lead-Erfassung mit CRM-Integration
Jede Anfrage landet vollständig im CRM, ist auf Dubletten geprüft, angereichert und der richtigen Person zugewiesen – bevor jemand das Postfach überhaupt geöffnet hat.
Das Problem ist selten das Formular
Anfragen kommen bei den meisten Unternehmen zuverlässig an. Verloren gehen sie danach: Sie liegen im Sammelpostfach, bis jemand Zeit hat. Sie werden abgetippt, dabei verkürzt. Sie landen bei der falschen Person, weil niemand die Zuständigkeit im Kopf hatte. Und sie werden doppelt angelegt, weil derselbe Interessent vor drei Monaten schon einmal geschrieben hat.
Der Wert liegt deshalb nicht im Formular, sondern in den zwei Minuten danach: Dublettenprüfung, Anreicherung, Zuweisung, Benachrichtigung. Genau diese Kette bauen wir – vom Formular bis zum Datensatz, bei dem die zuständige Person schon weiß, dass er da ist.
Wir versprechen dabei keine höhere Abschlussquote. Was messbar besser wird, ist die Zeit bis zur ersten Reaktion – und die Vollständigkeit der Daten, mit denen Ihr Vertrieb arbeitet.
Woher die Anfragen kommen
Wir starten mit dem Kanal, über den heute die meisten Anfragen hereinkommen. Weitere lassen sich später anschließen, ohne die Strecke neu zu bauen.
Formulare auf Ihrer Website
Der häufigste Einstieg: Kontakt-, Demo- und Downloadformulare laufen direkt und vollständig ins CRM statt in ein Postfach.
Kampagnen und Landingpages
Mit sauberer Quellen-Kennzeichnung, damit später nachvollziehbar ist, welche Kampagne den Lead gebracht hat.
Messen und Visitenkarten
Foto der Karte oder Scan des Badges – der Datensatz entsteht noch am Stand statt drei Wochen später.
Telefon und Rückrufwunsch
Auch telefonische Anfragen werden erfasst, damit sie nicht als Notizzettel enden.
Portale und Marktplätze
Anfragen aus Branchenportalen kommen in dasselbe CRM statt in ein zweites Postfach.
Partner und Empfehlungen
Empfehlungen werden als eigene Quelle geführt – damit sichtbar bleibt, wer Ihnen Geschäft bringt.
Welche Regel greift?
Ein eingehender Lead und das Regelwerk dahinter: Sichtbar ist, welche Zeile zutrifft – und damit, wer zuständig ist und wie schnell reagiert werden soll.
- Firma
- Nordwind Anlagenbau GmbH
- Ansprechpartnerin
- K. Reinhardt, Einkauf
- Formular
- Demo-Anfrage
- Mitarbeitende
- 310
- Land
- Deutschland
- Quelle
- Kampagne „Wartung 2026“
| Bedingung | Zuständigkeit | Reaktion |
|---|---|---|
Demo-Anfrage> 250 MitarbeitendeDACH | Vertrieb Key Accountgreift | Anruf binnen 1 Std. |
Demo-Anfrage< 250 Mitarbeitende | Vertrieb Innendienst | Rückmeldung binnen 4 Std. |
Kontaktformularbeliebig | Vertrieb Innendienst | Rückmeldung binnen 1 Tag |
Downloadkein Firmenname | Marketing · Nurturing | keine direkte Zuweisung |
Bestandskunde erkannt | Bestehende Betreuung | Hinweis an Ansprechpartner |
Das Regelwerk ist bewusst eine lesbare Tabelle und keine Blackbox: Ihr Vertrieb kann Zuständigkeiten selbst ändern, ohne dass jemand einen Workflow anfassen muss.
Regeln werden von oben nach unten geprüft; die erste zutreffende gewinnt. Bestandskunden werden vorab erkannt und gar nicht erst als neuer Lead behandelt.
Was in den ersten Minuten passiert
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Eingang und Dublettenprüfung
Der Lead wird erfasst und gegen den Bestand geprüft: Gibt es diese Firma oder diese E-Mail schon? Wenn ja, wird ergänzt statt neu angelegt – das hält Ihr CRM sauber.
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Anreicherung
Aus der Firmen-Domain werden öffentlich verfügbare Angaben ergänzt: Branche, ungefähre Größe, Standort. Nur das, was rechtlich unbedenklich und tatsächlich nützlich ist.
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Bewertung
Anhand Ihrer eigenen Kriterien – Formularart, Firmengröße, Region, Kampagne – bekommt der Lead eine Einordnung. Keine geheime Punkteformel, sondern Regeln, die Sie lesen und ändern können.
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Zuweisung
Die Regel entscheidet, wer zuständig ist. Bestandskunden gehen an die bestehende Betreuung, große Anfragen an den Key Account, alles andere in den Innendienst.
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Benachrichtigung und Bestätigung
Die zuständige Person bekommt eine Nachricht in Teams oder Slack, die Interessentin eine Eingangsbestätigung. Beide wissen sofort, woran sie sind.
Was sich im Vertrieb ändert
Heute
- Anfragen liegen im Sammelpostfach, bis jemand Zeit hat
- Daten werden ins CRM abgetippt – unvollständig und mit Tippfehlern
- Derselbe Interessent existiert dreimal unter leicht anderem Namen
- Wer zuständig ist, klärt sich per Zuruf
- Woher der Lead kam, weiß nach vier Wochen niemand mehr
Mit Lead-Strecke
- Der Datensatz steht im CRM, bevor jemand das Postfach öffnet
- Alle Felder sind gefüllt, weil sie nicht abgetippt wurden
- Dubletten werden erkannt und zusammengeführt statt angelegt
- Die Zuständigkeit folgt einer Regel, die im Team bekannt ist
- Jede Anfrage trägt ihre Quelle dauerhaft mit sich
Was Automatisierung hier nicht leistet
Lead-Automatisierung wird gern als Wachstumsversprechen verkauft. Vier Dinge sollten Sie vorher wissen:
- Anreicherung hat rechtliche und praktische Grenzen. Was öffentlich über eine Firmen-Domain verfügbar ist, lässt sich ergänzen. Persönliche Daten aus fremden Quellen zusammenzutragen ist weder zulässig noch sinnvoll – wir bauen das bewusst nicht.
- Bewertung braucht Ihre Erfahrung, nicht unsere. Ein Punktesystem, das wir uns ausdenken, ist wertlos. Wir bilden ab, was Ihr Vertrieb ohnehin im Kopf hat, und machen es sichtbar und änderbar. Aus Daten gelernte Modelle lohnen sich erst bei größeren Mengen.
- Ein schlechtes Formular bleibt ein schlechtes Formular. Wenn zwölf Pflichtfelder abfragt werden, füllt niemand es aus – und dann gibt es auch nichts zu automatisieren. Manchmal ist der wirksamste Schritt, Felder zu streichen.
- Schnelligkeit ersetzt kein Gespräch. Die Automatisierung sorgt dafür, dass die richtige Person sofort Bescheid weiß. Ob sie dann anruft, bleibt eine Frage der Disziplin, nicht der Technik.
Passt zu Ihrem bestehenden CRM
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt einen Eingangskanal, ein CRM und ein Regelwerk ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Aufnahme Ihrer bestehenden Formulare und Eingangswege
- Anbindung an ein CRM inkl. Feld-Zuordnung
- Dublettenprüfung gegen den Bestand
- Anreicherung aus öffentlich verfügbaren Firmendaten
- Regelwerk für Bewertung und Zuständigkeit
- Benachrichtigung in Teams oder Slack plus Eingangsbestätigung
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehrere Eingangskanäle statt einem (Website und Portale und Messe)
- CRM ohne offene Schnittstelle oder mit stark angepasstem Datenmodell
- Umfangreiche Regelwerke mit vielen Ausnahmen und Gebietszuordnungen
- Zusammenführung eines bereits verschmutzten Datenbestands
- Mehrsprachige Formulare mit unterschiedlichen Pflichtfeldern
Mehrere Kanäle mit umfangreichen Regelwerken liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets Workflow Advanced ab 2.490 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktive Lead-Strecke
Vom Formular bis zum zugewiesenen CRM-Datensatz, mit echten Testanfragen abgenommen
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Lesbares Regelwerk
Zuständigkeiten und Bewertung als Tabelle, die Ihr Vertrieb selbst ändern kann
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Dublettenschutz
Prüflogik gegen den Bestand, damit das CRM nicht wieder verschmutzt
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Auswertung der Quellen
Sichtbar, welcher Kanal wie viele Anfragen bringt – Grundlage für Ihr Budget
Häufige Fragen zur Lead-Erfassung
Diese Lösungen passen dazu
E-Mail-Automatisierung
Was nach der Erfassung kommt: Follow-ups, die auch dann laufen, wenn niemand daran denkt.
Terminbuchung & Kalender-Sync
Der direkte Weg vom Lead zum Termin, ohne Terminfindung per Mail.
Kundenfeedback & NPS
Die andere Seite der Beziehung: strukturiert erfassen, was Kunden zurückmelden.
API-Integration & Daten-Synchronisation
Wenn CRM, ERP und Website dauerhaft denselben Datenstand brauchen.
Wie viele Anfragen liegen gerade im Postfach?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Formulare und Ihr CRM an. Danach wissen Sie, welche Felder sich automatisch füllen lassen und wo Ihr Datenbestand vorher aufgeräumt werden sollte.
Kostenloses ErstgesprächWo automatisierte Lead-Erfassung im Alltag wirklich wirkt
Neue Kontakte aus Formularen, Kampagnen und E-Mails werden bereinigt, angereichert, bewertet und ohne Wartezeit im CRM dem richtigen Vertriebsteam zugeordnet.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Website-Leads sofort routen
Formulardaten werden validiert und nach Region, Produkt oder Account-Verantwortung zugewiesen.
Messekontakte nachfassen
Importierte Kontakte erhalten Quelle, Einwilligungsstatus und eine passende Folgeaufgabe im CRM.
Bestandskunden erkennen
Dubletten und bekannte Unternehmen werden erkannt, bevor ein zweiter Datensatz entsteht.
Ein guter Fit, wenn …
Leads, Termine, Nachrichten oder Aufträge folgen wiederkehrenden Regeln und sollen ohne Medienbruch im CRM sichtbar werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig leads nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Unklare Unternehmensdaten, sensible Qualifikationskriterien und strategisch wichtige Accounts werden zur manuellen Prüfung markiert.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 12 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.