E-Rechnung automatisieren: empfangen, prüfen, versenden
XRechnung und ZUGFeRD werden gelesen, gegen die geltenden Regeln geprüft und lesbar angezeigt – in beide Richtungen. Geprüft wird vor dem Versand, nicht danach beim Empfänger, und ein Fehler heißt bei uns nicht BR-DE-15, sondern „die Leitweg-ID fehlt“.
Die Frist ist ein Datum, die Umstellung ist etwas anderes
In Deutschland müssen Sie strukturierte Rechnungen schon heute empfangen können; für den Versand laufen Übergangsfristen bis 2027 und 2028, gestaffelt nach Umsatz. Über diese Daten wird viel geschrieben, und sie sind der harmloseste Teil der Sache. Was sich ändert, ist die Natur des Belegs: Eine Rechnung war bisher ein Dokument, das ein Mensch liest. Sie wird zu einem Datensatz, den eine Software annimmt oder zurückweist. Ein Mensch liest über eine fehlende Bestellnummer hinweg, ruft an, korrigiert im Kopf. Eine Prüfsoftware tut nichts davon.
Darin liegt die eigentliche Schwierigkeit: Gültig oder ungültig entscheidet nicht mehr Ihre Buchhaltung, sondern die Software auf der Gegenseite. Zwei Rechnungen, die ausgedruckt gleich aussehen, gehen unterschiedlich aus – weil in der einen eine Mengeneinheit steht, die in der amtlichen Code-Liste nicht vorkommt, oder eine Steuerkategorie ohne die Begründung, die dazugehört. Die Ablehnung kommt Tage später, aus einem Portal, in einer Sprache aus Kürzeln. Und während sie im Postfach liegt, läuft keine Zahlungsfrist, denn zugestellt wurde nie etwas.
Auf der Empfangsseite ist es dieselbe Verschiebung, nur umgekehrt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Layout, und bei ZUGFeRD liegt neben dem sichtbaren PDF ein Datensatz, der im Zweifel gilt – nicht das Bild. Wer weiter vom Bild abtippt, bucht irgendwann etwas anderes, als die Datei sagt. Deshalb bauen wir zuerst die Prüfung, nicht den Konverter. Ein Format zu erzeugen ist Handwerk von einem Tag. Die Regeln zu kennen, an denen es hinterher scheitert, ist die Arbeit.
Wo E-Rechnung im Alltag ankommt
Wir starten mit der Richtung, die schon Pflicht ist: dem Empfang. Was danach dazukommt, hängt daran, wer Ihre Kunden sind – Behörden verlangen anderes als Firmenkunden.
Eingehende E-Rechnungen lesbar machen
Die XML-Datei, die heute niemand im Haus öffnen kann, erscheint als Beleg auf dem Bildschirm – daneben die Felder, aus denen sie besteht, und das Protokoll dazu.
Ausgangsrechnungen im Pflichtformat
Ihr Rechnungsprogramm bleibt die Quelle: Aus den freigegebenen Daten entsteht die Datei, die dieser eine Empfänger annimmt – in der Fassung und dem Profil, die er verlangt.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Bund und Länder betreiben eigene Rechnungsportale, größere Kommunen zum Teil ebenfalls. Wir binden den Weg an, über den Ihre Auftraggeber tatsächlich arbeiten, und liefern die Leitweg-ID mit.
Empfängerprofile statt Einzelfallentscheidung
Pro Kunde ist einmal hinterlegt, welches Format über welchen Weg geht und welche Pflichtangaben er zusätzlich verlangt – Bestellnummer, Kostenstelle, Ansprechpartner.
Das strukturierte Original archivieren
Aufzubewahren ist die Datei, nicht der Ausdruck. Original, Sichtbeleg und Prüfprotokoll gehören zusammen und müssen über die Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben.
Was keine E-Rechnung sein muss
Kleinbeträge, Fahrausweise, Privatkunden und Empfänger im Ausland fallen nicht unter dieselbe Pflicht. Welche Ihrer Belege dazuzählen, gehen wir vorher einmal durch; sie laufen weiter als PDF, aber über dieselbe Ablage.
Das Prüfprotokoll einer XRechnung
Eine Ausgangsrechnung an einen öffentlichen Auftraggeber, geprüft vor dem Versand. Zwölf Zeilen aus dem Protokoll, zwei Fehler, ein Hinweis.
- 1 · SyntaxDatei ist wohlgeformtes XML im Format UBLbestanden
- 2 · SchemaStruktur, Datentypen und Code-Listen nach EN 16931bestanden
- 3 · GeschäftsregelnRegelwerk BR, BR-CO und BR-DE, geprüft mit dem KoSIT-Prüftool2 Fehler, 1 Hinweis
- 4 · Fachliche PrüfungSteuersatz, Kontierung, sachliche Richtigkeit – durch Ihre Buchhaltung, nicht durch die Softwarenicht gestartet
| Pflichtfeld | Wert in der Datei | Ergebnis |
|---|---|---|
| BT-1Rechnungsnummer | 2026-1184 | in Ordnung |
| BT-2Rechnungsdatum | 2026-07-14 | in Ordnung |
| BT-3Rechnungsart | 380Handelsrechnung | zulässiger Code |
| BT-5Rechnungswährung | EUR | in Ordnung |
| BT-10Käuferreferenzbei Behörden die Leitweg-ID | leer | Fehler BR-DE-15 |
| BT-27Name des Verkäufers | Metzler Elektrotechnik GmbH | in Ordnung |
| BT-31Umsatzsteuer-ID Verkäufer | DE264117385 | Format gültig |
| BT-44Name des Käufers | Stadt Herten, Fachbereich Gebäudewirtschaft | in Ordnung |
| BT-84IBAN des Zahlungsempfängers | DE73 4265 0150 0000 3391 07 | in Ordnung |
| BT-20Zahlungsbedingungen | „30 Tage netto, 2 % Skonto bis 24.07.“Freitext statt vorgegebener Schreibweise | Hinweis BR-DE-18 |
| BT-109 BT-110Summe netto, Umsatzsteuer |
2.032,40 € · 386,16 € | in Ordnung |
| BT-112Bruttobetrag | 2.418,54 €errechnet: 2.418,56 € | Fehler BR-CO-15 |
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BR-DE-15
Die Käuferreferenz fehlt. Bei öffentlichen Auftraggebern steht in diesem Feld die Leitweg-ID. Sie sagt dem Rechnungsportal, welche Stelle im Haus die Rechnung bekommt. Ohne sie nimmt das Portal die Datei nicht an – die Rechnung gilt als nicht zugestellt, und die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen.
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BR-CO-15
Der Bruttobetrag passt nicht zur Summe. Vorgeschrieben ist: Bruttobetrag gleich Nettosumme plus Steuerbetrag. Angegeben sind 2.418,54 €, errechnet werden 2.418,56 €. Zwei Cent, entstanden durch die Rundung je Position im Vorsystem. Ein Mensch liest darüber hinweg, die Prüfsoftware des Empfängers nicht.
Keiner der beiden Fehler ist ein Formatfehler. Der eine steckt in den Stammdaten des Kunden, der andere in der Rundung je Position im Vorsystem.
Beispieldaten aus dem Elektrohandwerk. Welche Regeln bei Ihnen anschlagen, hängt an der Fassung des Formats und am Empfänger; das Protokoll bleibt in der Form gleich.
Von der Datei bis zur Buchung
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Eingang bündeln und Format erkennen
Rechnungen aus dem zentralen Postfach, aus Lieferantenportalen und, falls vorhanden, aus dem Peppol-Zugang laufen in denselben Eingang. Erkannt wird, was tatsächlich vorliegt: XRechnung in UBL oder CII, ZUGFeRD mit seinem Profil, oder eben ein PDF ohne Datensatz.
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Formal prüfen und im Klartext protokollieren
Maschinell läuft, was sich maschinell entscheiden lässt: Syntax, Schema und Geschäftsregeln, dazu die Angaben, die Ihr Haus zusätzlich verlangt. Das Protokoll nennt Feld, Wert und Regel ohne Kürzelsprache – wer den Beleg danach fachlich ansieht, weiß, wo er anfängt.
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Sichtbeleg erzeugen und zuordnen
Aus dem Datensatz entsteht eine lesbare Ansicht – aus dem XML, nicht aus dem beigelegten PDF, damit beide nicht auseinanderlaufen. Den Kreditor erkennen wir über Umsatzsteuer-ID und IBAN, den Bestellbezug über die mitgelieferte Referenz.
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Ausgangsrechnungen anhalten, statt sie zurückzubekommen
Was Ihr Vorsystem freigibt, läuft durch dieselben Regeln, die beim Empfänger anschlagen würden; erst ein Protokoll ohne Fehler löst den Versand aus. Die Rechnungsnummer bleibt währenddessen reserviert, damit im Nummernkreis keine Lücke entsteht.
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Übergeben, versenden, archivieren
Geprüfte Belege gehen an DATEV, Lexoffice oder Ihr ERP, Ausgangsrechnungen über Portal, Peppol oder E-Mail mit Zustellnachweis. Beim Ablegen bekommt jeder Beleg eine Kennung, über die sich Datei, Ansicht und Protokoll später gemeinsam wiederfinden lassen.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Eine XRechnung kommt an und lässt sich am Bildschirm nicht lesen
- Gebucht wird aus dem PDF, obwohl der Datensatz daneben gilt
- Ausgangsrechnungen gehen als PDF raus und kommen zurück
- Eine Ablehnung erreicht Sie als Kürzel, das niemand einordnen kann
- Welcher Kunde welches Format braucht, weiß eine Kollegin auswendig
Mit geprüfter E-Rechnung
- Jede E-Rechnung erscheint als Sichtbeleg und als geprüfter Datensatz
- Gebucht wird aus dem strukturierten Original, nicht aus dem Bild
- Eine Rechnung, die die Prüfung nicht besteht, verlässt das Haus nicht
- Fehler stehen im Klartext, mit Feld, Grund und zuständiger Person
- Format, Weg und Leitweg-ID stehen im Empfängerprofil
Wo diese Automatisierung nicht hilft
Vier Punkte klären wir vor dem Angebot. Der erste ist ein Grund, hier kein Geld auszugeben:
- Bei kleinen Mengen lohnt sich das nicht. Wer zwanzig Ausgangsrechnungen im Monat schreibt, keine öffentlichen Auftraggeber beliefert und ein Rechnungsprogramm nutzt, das XRechnung inzwischen selbst erzeugt, braucht uns dafür nicht; zum Lesen eingehender Dateien gibt es kostenlose Anzeigeprogramme. 1.900 € rechnen sich erst, wenn Formate, Versandwege und Zielsysteme auseinanderlaufen – mehrere Vorsysteme, Behörden als Kunden, Rechnungen in einer Menge, die niemand mehr einzeln nachsieht. Wo diese Grenze bei Ihnen liegt, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen durch, und wenn sie nicht erreicht ist, sagen wir Ihnen das.
- Die formale Prüfung ist keine steuerliche. Eine Rechnung kann sämtliche Regeln bestehen und trotzdem den falschen Steuersatz tragen, eine unzutreffende Leistungsbeschreibung enthalten oder die Umkehr der Steuerschuld falsch anwenden. Das Prüftool kennt Struktur und Rechenwege, nicht Ihren Sachverhalt. Vorsteuerabzug, Kontierung und die inhaltliche Richtigkeit bleiben bei Ihrer Buchhaltung und Ihrer Steuerberatung.
- An Ihren Stammdaten ändert die Software nichts. Was uns an Rückläufern begegnet, liegt selten am Format und meist an einer Angabe, die beim Kunden fehlt: keine Leitweg-ID, eine veraltete Umsatzsteuer-ID, eine Bestellnummer, die der Empfänger zwingend verlangt und die niemand erfasst hat. Wir bauen die Prüfung ein, die das früh und mit Namen sichtbar macht. Eintragen muss jemand bei Ihnen – wer das ist, legen Sie fest; wir schlagen im Erstgespräch etwas vor.
- Die Sache ist nach dem Go-Live nicht erledigt. Welche Übergangsfrist für Ihren Umsatz gilt, ob ein Beleg unter die Kleinbetragsgrenze fällt, wie lange ein bestehendes EDI-Verfahren weiterlaufen darf – dazu geben wir den allgemeinen Stand wieder; verbindlich ist Ihre Steuerberatung. Dazu kommt, dass XRechnung in neuen Fassungen erscheint, Code-Listen sich ändern und Portale ihre Vorgaben anpassen: Dieses Nachziehen ist Wartung und steckt nicht im Festpreis. Entweder buchen Sie ein Abo-Paket, oder jemand bei Ihnen übernimmt es – wer weder das eine noch das andere will, sollte hier nicht anfangen.
Passt zu Ihrer Buchhaltung
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt einen Eingang, die maschinelle Prüfung und einen Weg für Ausgangsrechnungen ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Zentraler Eingang für ein Postfach plus einen Portal- oder Peppol-Zugang
- Erkennung von XRechnung in UBL und CII sowie von ZUGFeRD ab Profil BASIC
- Maschinelle Prüfung gegen EN 16931 und das deutsche Regelwerk, mit Protokoll
- Sichtbeleg und Datensatz, erzeugt aus dem strukturierten Original
- Ausgangsrechnungen aus einem Vorsystem, geprüft vor dem Versand
- Übergabe an ein Buchhaltungssystem und unveränderbare Ablage mit Protokoll
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support nach Go-Live
Was den Preis erhöht
- Ein zweites Vorsystem für Ausgangsrechnungen oder mehrere Mandanten
- Anbindung an ein Rechnungsportal des Bundes oder eines Landes
- Eigener Peppol-Zugangspunkt statt Versand über einen Dienstleister
- Empfängerprofile mit vielen Formaten, Wegen und Pflichtangaben je Kunde
- Abschlags- und Schlussrechnungen, Skonto in der vorgeschriebenen Schreibweise
Mehrere Mandanten, ein eigener Peppol-Zugangspunkt und Abschlagsrechnungen liegen erfahrungsgemäß im Bereich unserer Pakete Workflow Advanced ab 2.490 € und Workflow Enterprise ab 5.900 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktive Strecke in beide Richtungen
Empfang, Prüfung, Sichtbeleg, Erzeugung und Versand – mit Ihren echten Rechnungen abgenommen
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Prüfprotokoll je Rechnung
Welche Stufe was geprüft hat, welche Regel angeschlagen ist und was mit dem Beleg passiert ist
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Empfängerprofile und dokumentiertes Regelwerk
Format, Versandweg, Leitweg-ID und Pflichtangaben je Kunde – später änderbar
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Einweisung für Buchhaltung und Auftragsbearbeitung
Wie ein Fehler bearbeitet wird und wer welche Angabe pflegt
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Diese Lösungen passen dazu
Eingangsrechnungen automatisieren
Der Schritt danach: die geprüfte Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang stellen.
Rechnungen automatisch erstellen & versenden
Der Schritt davor: aus freigegebenen Auftragsdaten entsteht überhaupt erst eine Rechnung.
Mahnwesen automatisieren
Was passiert, wenn die zugestellte Rechnung trotzdem nicht bezahlt wird.
KI-Dokumentenverarbeitung
Für alles, was kein strukturiertes Format hat: Scans, Papierbelege, freie PDFs.
Was passiert bei Ihnen, wenn eine XRechnung ankommt?
Schicken Sie uns fünf echte Belege – zwei eingehende, drei Ausgangsrechnungen. Wir lassen die Prüfung darüber laufen und zeigen Ihnen das Protokoll. Danach wissen Sie, welche Felder bei Ihnen fehlen und ob sich das Projekt für Ihre Mengen lohnt.
Kostenloses ErstgesprächWo E-Rechnungs-Automatisierung im Alltag wirklich wirkt
XRechnung und ZUGFeRD werden empfangen, formal geprüft, fachlich freigegeben und ohne Medienbruch an Buchhaltung oder ERP übergeben.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Formate automatisch validieren
Pflichtfelder, Struktur und technische Lesbarkeit werden vor der fachlichen Freigabe geprüft.
Eingang zentralisieren
E-Mail, Portal und Schnittstelle laufen in denselben nachvollziehbaren Prüfprozess.
Ausgangsrechnungen erzeugen
Freigegebene Auftragsdaten werden in das benötigte Format überführt und protokolliert versendet.
Ein guter Fit, wenn …
Belege, Beträge und Freigaben folgen klaren Regeln; Ausnahmen sollen sichtbar bleiben und nicht still automatisch entschieden werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig e-rechnungen nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Formale Validierung ersetzt keine steuerliche Prüfung; Abweichungen, Sonderfälle und unklare Kontierung bleiben bei der Buchhaltung.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 9 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.