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Mahnwesen & Zahlungserinnerungen automatisieren

Offene Forderungen kosten Liquidität. Unsere Automation übernimmt Zahlungserinnerungen, Mahnstufen und Eskalationen – höflich, rechtssicher und komplett ohne manuellen Aufwand.

Kostenloses Erstgespräch Preise ansehen

Praxisbeispiele und Zeitpotenzial prüfen

Das Problem

Offene Rechnungen kosten Liquidität und Nerven

Viele KMU verwalten offene Posten in Excel oder haken sie händisch im Buchhaltungstool ab. Mahnungen werden inkonsistent oder zu spät verschickt, Zahlungen manuell abgeglichen und Kunden mehrfach angeschrieben, obwohl sie längst bezahlt haben.

Das Ergebnis: längere Zahlungsziele, höhere Forderungsausfälle und unnötige Reibung mit guten Kunden.

Typische Probleme:

  • close Mahnungen werden vergessen oder verspätet verschickt
  • close Zahlungseingänge werden manuell abgeglichen
  • close Kunden erhalten Mahnungen trotz Zahlung
  • close Keine konsistente Mahnstufen-Logik
Die Lösung

Der Mahnprozess läuft still im Hintergrund

Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen, überfällige Rechnungen nach festgelegten Regeln angemahnt.

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Zahlungs-Abgleich

Automatischer Abgleich von Bankkonto und offenen Rechnungen – keine Doppel-Mahnungen mehr.

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Mehrstufige Erinnerungen

Freundliche Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung – mit Ihren Vorlagen und Fristen.

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Eskalation & Reporting

Bei anhaltenden Nichtzahlern Übergabe an Inkasso oder Sachbearbeitung inkl. Liquiditäts-Report.

Integrationen

Funktioniert mit Ihren bestehenden Tools

Lexoffice
sevDesk
DATEV
Stripe
FastBill
Salesforce
Im Lieferumfang

Was Sie erhalten

  • check_circle

    Vollständig konfigurierte Automation

    Anbindung an Ihre Buchhaltung, Mahn-Templates, Zahlungs-Abgleich

  • check_circle

    Dokumentation & Einführung

    Ausführliche Dokumentation aller Workflows und Schulung für Ihr Team

  • check_circle

    30 Tage Support

    Unterstützung bei Fragen und kleinere Anpassungen nach Go-Live

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Lassen Sie uns in einem kostenlosen Gespräch besprechen, wie wir Ihr Mahnwesen automatisieren können.

Kostenloses Erstgespräch
Praxisleitfaden

Wo automatisiertes Mahnwesen im Alltag wirklich wirkt

Offene Posten werden nach Fälligkeit, Betrag und Kundenstatus priorisiert; passende Erinnerungen und interne Eskalationen starten nachvollziehbar.

Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.
01

Freundlich erinnern

Die erste Erinnerung berücksichtigt Fälligkeit, Kundentyp und bereits dokumentierte Kommunikation.

02

Zahlungen automatisch abgleichen

Neue Zahlungseingänge stoppen laufende Sequenzen und aktualisieren den Status.

03

Ausnahmen gezielt eskalieren

Streitige oder wichtige Fälle erhalten Kontext, Frist und einen klaren Verantwortlichen.

Ein guter Fit, wenn …

Belege, Beträge und Freigaben folgen klaren Regeln; Ausnahmen sollen sichtbar bleiben und nicht still automatisch entschieden werden.

  • Sie bearbeiten regelmäßig offene posten nach wiederkehrenden Regeln.
  • Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
  • Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Transparente Potenzialrechnung

Zeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen

Der Rechner nutzt 12 Minuten heute und 3 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.

Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.

27Stunden pro Monat
324Stunden pro Jahr
Nach dem Go-live messen wir zusätzlich Durchlaufzeit Ausnahmequote fristgerechte Übergaben
Häufige Fragen

Was Entscheider vor dem Start wissen sollten

Wie läuft automatisiertes Mahnwesen in der Praxis ab?
Eine Rechnung überschreitet ihre Fälligkeit oder ein zugesagter Zahlungstermin verstreicht. Danach prüft der Workflow die benötigten Daten, führt die freigegebenen Schritte aus und übergibt Ausnahmen mit Kontext an die zuständige Person.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Typische Integrationen sind DATEV, Lexoffice, sevDesk, ERP, Microsoft 365. Entscheidend ist nicht ein bestimmtes Tool, sondern eine stabile Schnittstelle und eine eindeutig definierte Datenverantwortung.
Welche Aufgaben bleiben bewusst beim Team?
Streitfälle, Großkunden, Ratenvereinbarungen und rechtliche Schritte bleiben bei Buchhaltung, Vertrieb oder Rechtsberatung.
Wie wird die Automation eingeführt?
Wir dokumentieren Prüfregeln, Freigabegrenzen und Zielsysteme, testen mit anonymisierten Belegen und schalten anschließend stufenweise frei. Für einen klar begrenzten ersten Prozess sind typischerweise 3–6 Wochen realistisch; Umfang, Schnittstellen und Freigaben bestimmen den tatsächlichen Projektplan.
Wie lässt sich der Nutzen messen?
Vor dem Start erfassen wir Volumen und heutige Bearbeitungszeit. Nach dem Go-live vergleichen wir zusätzlich Durchlaufzeit, Ausnahmequote, fristgerechte Übergaben. Der Rechner auf dieser Seite liefert nur einen transparenten Orientierungswert.
automatisierte Rechnungserstellung E-Rechnungs-Automatisierung automatisierte Reisekosten und Spesen
Inhaltlich überarbeitet am 26. Juli 2026 Über Lyron AI
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