KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge: Was heute jemand abtippt, liest ein Modell aus – strukturiert, gegen Ihre Stammdaten geprüft und direkt im Zielsystem. Ihr Team sieht nur noch die Fälle, bei denen die Extraktion unsicher ist.
Ein geprüfter Datenpfad
Dokumentenverarbeitung wird gerne als Magie verkauft: PDF rein, Daten raus. In der Praxis ist es eine Kette aus drei Bausteinen – Texterkennung, Layout-Analyse und ein Sprachmodell, das erkannte Textstellen den richtigen Feldern zuordnet. Dieser Teil funktioniert heute zuverlässig.
Über Erfolg oder Frust entscheidet aber, was danach passiert. Ein extrahierter Betrag ist wertlos, solange niemand prüft, ob der Lieferant in den Stammdaten existiert, ob Netto plus Steuer wirklich den Bruttobetrag ergibt und ob es zur Rechnung überhaupt eine Bestellung gibt. Genau diese Validierung ist der Teil, den fertige Tools meistens offenlassen – und den wir bauen.
Deshalb liefern wir nie nur eine Extraktion, sondern immer den vollständigen Weg: vom Eingangskanal über die Prüfregeln und den Freigabe-Schritt bis zur sauberen Übergabe in Ihr Zielsystem.
Welche Dokumente sich lohnen
Wir starten immer mit genau einem Dokumenttyp – dem mit dem höchsten Volumen. Weitere kommen später dazu, wenn der erste stabil läuft.
Eingangsrechnungen
Der häufigste Einstieg – und der mit dem klarsten Rechenwert, weil hier täglich abgetippt wird.
Lieferscheine & Auftragsbestätigungen
Interessant vor allem im Abgleich: Wurde geliefert, was bestellt wurde – und was berechnet wird?
Verträge
Weniger Tipparbeit, mehr Fristenkontrolle: Die Daten landen in einem Kalender statt in einem Ordner.
Formulare & Anträge
Papier- und PDF-Formulare, die heute in eine Maske übertragen werden – Urlaub, Schadensmeldung, Aufnahme.
Bewerbungen & Zeugnisse
Strukturierte Ablage statt PDF-Halde – als Vorstufe für Ihr Bewerbermanagement.
Versand- & Zollpapiere
Frachtbriefe, Packlisten, Ursprungszeugnisse – oft mit sehr eigenen Layouts je Spediteur.
Was am Ende im System ankommt
Schematisches Beispiel für eine Eingangsrechnung: links das Dokument, wie es hereinkommt, rechts die Felder, die Ihr Zielsystem erhält.
- LieferantMuster Stahl GmbH
- USt-IdNr.DE812345678
- RechnungsnummerRE-2026-04871
- Rechnungsdatum12.07.2026
- Einzelpositionenprüfen2 Positionen
- Netto4.820,00 €
- Umsatzsteuer 19 %915,80 €
- Bruttobetrag5.735,80 €
- Zahlungsziel26.07.2026
- BestellbezugBST-2026-1140
Fahren Sie über ein Feld: Die Markierung zeigt, an welcher Stelle des Belegs der Wert steht. Genau diese Nachvollziehbarkeit unterscheidet eine geprüfte Extraktion von einem geratenen Wert.
Zwei Positionen lagen unter der Konfidenzschwelle und wurden als Prüfaufgabe ausgesteuert – der Beleg wurde nicht automatisch gebucht.
So läuft die Verarbeitung
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Eingang
Das Dokument kommt an, wo es heute schon ankommt: Sammelpostfach, Scan-Ordner, SharePoint-Bibliothek oder Upload-Formular. Niemand muss sich umgewöhnen.
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Klassifizierung
Zuerst wird bestimmt, worum es sich handelt. Eine Rechnung wird anders behandelt als ein Lieferschein – und unbekannte Typen landen in der Prüfliste statt im Zielsystem.
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Extraktion
Die relevanten Felder werden ausgelesen. Jedes Feld bekommt einen Konfidenzwert: Wie sicher ist die Zuordnung? Das ist die Grundlage für alles Weitere.
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Validierung & Freigabe
Jetzt wird gerechnet und abgeglichen: Existiert der Lieferant? Ergibt Netto plus Steuer den Bruttobetrag? Gibt es eine passende Bestellung? Was durchfällt, wird zur Freigabe-Aufgabe.
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Übergabe
Erst am Ende wird geschrieben: Buchungssatz nach DATEV, Datensatz ins ERP, Datei revisionssicher abgelegt – mit Protokoll, wer was wann freigegeben hat.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Rechnungen werden aus dem Sammelpostfach einzeln geöffnet und abgetippt
- Zahlendreher fallen erst bei der Kontenabstimmung auf
- Skonto verfällt, weil Rechnungen tagelang in der Freigabe liegen
- Bei Rückfragen sucht jemand das Original im Mail-Verlauf
- Der Monatsabschluss hängt an der Person, die den Stapel kennt
Mit Verarbeitungsstrecke
- Dokumente werden automatisch erkannt, ausgelesen und vorkontiert
- Rechenfehler und Dubletten fallen vor der Buchung auf, nicht danach
- Freigaben laufen als Aufgabe mit Frist – Skontofristen bleiben sichtbar
- Original, extrahierte Werte und Freigabe-Protokoll liegen zusammen
- Der Prozess läuft auch, wenn die Kollegin im Urlaub ist
Wo die Grenzen liegen – ehrlich
Wir verkaufen keine Vollautomatisierung. Diese vier Punkte klären wir lieber vor dem Angebot als nach dem Go-Live:
- Handschrift bleibt unzuverlässig. Gedruckte Dokumente werden sehr genau ausgelesen, handschriftliche Notizen und Unterschriftsfelder nicht. Wo Handschrift entscheidend ist, bleibt ein Mensch im Prozess.
- Schlechte Vorlagen bleiben schlechte Daten. Ein schiefes Handyfoto einer geknickten Kopie ist auch für ein gutes Modell schwierig. Häufig ist der wirksamste Schritt, die Eingangsseite zu verbessern – etwa ein Lieferant, der künftig PDF statt Papier schickt.
- Exotische Layouts brauchen Beispiele. Bei einem Lieferanten mit ungewöhnlichem Rechnungsaufbau und drei Belegen pro Jahr lohnt sich die Nachjustierung selten. Solche Fälle laufen bewusst weiter über die manuelle Erfassung.
- 100 % Automatisierung ist kein realistisches Ziel – und kein sinnvolles. Realistisch ist: Der Großteil läuft durch, ein Rest wird zur Prüfaufgabe. Bei zahlungsrelevanten Dokumenten bleibt die Freigabe grundsätzlich beim Menschen.
Läuft mit Ihren bestehenden Systemen
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt eine vollständige Verarbeitungsstrecke für einen Dokumenttyp ab. Was den Preis nach oben bewegt, sagen wir vorher – nicht in der Schlussrechnung.
- Analysegespräch mit echten Beispieldokumenten aus Ihrem Alltag
- Ein Dokumenttyp, ein Eingangskanal, ein Zielsystem
- Klassifizierung und Extraktion inkl. Konfidenzschwellen
- Validierungsregeln gegen Ihre Stamm- und Bestelldaten
- Freigabe-Workflow für alle Zweifelsfälle
- Revisionssichere Ablage mit Protokoll
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Weitere Dokumenttypen über den ersten hinaus
- Mehrere Zielsysteme statt einem (z. B. DATEV und ERP)
- Hohes Belegvolumen mit Anforderungen an Durchsatz und Ausfallsicherheit
- Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur statt in der Cloud
- Sonderfälle wie Fremdsprachen, Mehrwährung oder abweichende Steuerlogik
Größere Szenarien mit mehreren Dokumenttypen und Zielsystemen liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets Workflow Enterprise ab 5.900 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Analysegespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktive Verarbeitungsstrecke
Vom Eingangskanal bis zum Zielsystem eingerichtet, mit echten Dokumenten getestet
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Regelwerk und Schwellenwerte
Dokumentiert, welche Prüfungen laufen und ab welcher Konfidenz ein Mensch übernimmt
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Freigabe-Oberfläche für Ihr Team
Zweifelsfälle erscheinen als Aufgabe mit Originaldokument daneben – kein Suchen im Postfach
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Dokumentation & Einweisung
Technische Doku, Ablaufbeschreibung und eine 60-minütige Schulung für die Fachabteilung
Häufige Fragen zur Dokumentenverarbeitung
Diese Lösungen passen dazu
Rechnungen automatisch erstellen & versenden
Die andere Richtung: Ausgangsrechnungen aus Auftrag oder CRM erzeugen und versenden.
Vertragsmanagement & Erinnerungen
Fristen, Verlängerungen und Kündigungstermine im Blick – ideal als Anschluss an die Vertragsextraktion.
Mahnwesen automatisieren
Offene Forderungen automatisch nachverfolgen, statt Listen manuell durchzugehen.
SharePoint Copilot Apps
Die ausgelesenen Daten per Chat abfragbar machen – direkt in Microsoft 365 Copilot.
Bringen Sie fünf echte Belege mit
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre tatsächlichen Dokumente an – nicht Musterbelege. Danach wissen Sie, welcher Anteil realistisch automatisch durchläuft und ob sich das Projekt für Sie rechnet.
Kostenloses ErstgesprächWo KI-Dokumentenverarbeitung im Alltag wirklich wirkt
Rechnungen, Verträge und Formulare werden klassifiziert, relevante Felder werden extrahiert und mit einer nachvollziehbaren Prüfung an Fachsysteme übergeben.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Rechnungsdaten erfassen
Lieferant, Nummer, Datum und Beträge werden strukturiert ausgelesen und vor der Übergabe geprüft.
Verträge vorsortieren
Vertragsart, Parteien, Laufzeit und Fristen werden erkannt und für die fachliche Prüfung vorbereitet.
Formulare übernehmen
Angaben aus Formularen fließen ohne erneutes Abtippen in CRM, ERP oder eine Fallakte.
Ein guter Fit, wenn …
Wiederkehrende Anfragen lassen sich mit freigegebenem Wissen beantworten, während unsichere Fälle klar an Menschen übergeben werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig dokumente nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Unleserliche Dokumente, widersprüchliche Werte und fachliche Entscheidungen gehen mit markierten Fundstellen an eine zuständige Person.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 8 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.