Rechnungen automatisch erstellen & versenden
Aus freigegebenen Auftragsdaten entsteht die Rechnung als PDF mit ZUGFeRD-Datensatz, geht per E-Mail raus und liegt als offener Posten in der Buchhaltung. Was unvollständig ist, geht nicht raus, sondern auf eine Liste – mit Grund und zuständiger Person.
Schwierig ist nicht das Erzeugen, sondern das Anhalten
Rechnungen schreibt niemand gern, deshalb passiert es am Monatsende in einem Rutsch. Die Daten dafür liegen selten an einer Stelle: der Auftrag im CRM, die Stunden in der Zeiterfassung, die Rechnungsanschrift in der Buchhaltung, der ausgehandelte Nachlass in einer E-Mail von vor drei Wochen. Zusammengeführt wird von Hand, Position für Position, während das Tagesgeschäft weiterläuft.
Das Dokument zu erzeugen ist dabei der einfachste Teil; ein PDF im eigenen Layout ist eine Vorlage. Schwierig ist die Frage davor: Darf dieser Vorgang überhaupt abgerechnet werden? Ist die Leistung abgenommen, der Stundennachweis freigegeben, der Nachlass innerhalb des Vereinbarten, der Kunde vollständig hinterlegt? Eine erfahrene Kollegin beantwortet das in Sekunden, ohne zu merken, dass sie es tut – aufgeschrieben hat es noch niemand.
Diese ungeschriebenen Prüfungen sind die eigentliche Arbeit. Sie sind auch der Grund, warum eine Rechnungsautomatisierung mehr können muss als versenden: Sie muss anhalten können. Eine falsche Rechnung ist nicht mit einer Korrektur erledigt – sie braucht Storno oder Gutschrift, eine neue Rechnung, eine Erklärung, und sie verschiebt die Zahlung oft um einen ganzen Zahlungslauf beim Kunden. Gemessen wird ein Lauf deshalb nicht daran, wie viele Rechnungen er verschickt, sondern daran, dass die wenigen, die er stehen lässt, die richtigen sind.
Welche Rechnungen sich automatisieren lassen
Wir beginnen mit der Rechnungsart, die am häufigsten vorkommt und den klarsten Regeln folgt. Weitere Arten nutzen später dieselben Prüfungen und dieselbe Vorlage.
Auftrags- und Projektabrechnung
Der häufigste Einstieg: Freigegebene Positionen, Stunden und Material werden zur Rechnung, ohne Neueingabe.
Wiederkehrende Rechnungen
Wartungsverträge, Mieten und Lizenzen: monatlich oder quartalsweise, mit Laufzeit und Preisanpassung zum Jahreswechsel.
Abrechnung nach Lieferschein
In Handel und Handwerk ist der Lieferschein die Grundlage. Teillieferungen werden fortgeschrieben statt neu zusammengesucht.
Öffentliche Auftraggeber
Behörden nehmen nur strukturierte Rechnungen an – mit Leitweg-ID und über das vorgeschriebene Portal.
Abschläge und Zahlungspläne
Anzahlung, Abschläge nach Baufortschritt, Schlussrechnung mit Verrechnung des bereits Gezahlten.
Zahlungseingang zurückmelden
Der Abgleich der offenen Posten schließt bezahlte Rechnungen und übergibt überfällige ans Mahnwesen.
Ein Rechnungslauf, wie er im Monitor steht
Der Lauf vom 1. August: 48 Vorgänge, 45 Rechnungen raus. Interessant sind die drei, die stehen geblieben sind.
- ✓45 versendet und verbucht
- !1 wartet auf eine Freigabe
- ×2 gestoppt, Daten unvollständig
Die drei, die liegen bleiben – und warum
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Vorgang A-24178 Meier Anlagenbau GmbH 12.480,00 € ! Freigabe
Nachlass 18 %, hinterlegte Grenze 10 %. Rechnung ist erzeugt, aber nicht versendet.Liegt bei der Vertriebsleitung
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Vorgang A-24206 Stadtwerke Nordheim AöR 6.310,50 € × Gestoppt
Öffentlicher Auftraggeber ohne Leitweg-ID im Kundenstamm, die XRechnung lässt sich nicht erzeugen.Kundenstamm ergänzen, Buchhaltung
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Vorgang A-24231 Kruse Haustechnik e. K. 1.190,00 € × Gestoppt
Zwei Positionen ohne freigegebenen Stundennachweis, der Auftrag ist erst teilweise abgenommen.Rückfrage bei der Bauleitung
Diese drei Zeilen sind der Nutzen. Eine Rechnung, die nicht rausgeht, kostet eine Rückfrage – eine, die falsch rausgeht, kostet Storno und einen Zahlungslauf.
Beispielhafter Lauf. Eine Rechnungsnummer wird erst gezogen, wenn die Prüfungen bestanden sind – gestoppte Vorgänge hinterlassen keine Lücke.
Vom freigegebenen Auftrag zur verbuchten Rechnung
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Vorgänge einsammeln und prüfen
Zum vereinbarten Termin liest der Lauf alle Vorgänge im Status „abrechnen“ aus CRM oder ERP und prüft jede Position: Abnahme, Nachweis, Preisgrenze, Stammdaten.
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Rechnung erzeugen, Nummer ziehen
Aus den geprüften Positionen entsteht die Rechnung mit Steuersatz, Leistungszeitraum und Zahlungsziel. Die Nummer vergibt das führende System – erst in diesem Moment.
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Im richtigen Format versenden
An Unternehmen als PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-Datensatz, an öffentliche Auftraggeber als XRechnung über das vorgeschriebene Portal. Jeder Versand wird mit Zeitstempel protokolliert.
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Verbuchen und zurückmelden
Die Rechnung geht als offener Posten an DATEV, lexoffice oder sevDesk, das PDF in die Kundenablage, der Status zurück ins CRM – sichtbar für alle, die mit dem Kunden sprechen.
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Ausnahmen sichtbar machen
Was durchgefallen ist, steht mit Grund, Betrag und zuständiger Person auf einer Liste. Nach der Korrektur läuft nur dieser Vorgang erneut.
Was sich im Monatsabschluss ändert
Heute
- Alle Rechnungen entstehen am Monatsende in einem Rutsch
- Daten werden aus drei Systemen zusammenkopiert
- Zahlendreher fallen erst dem Kunden auf
- Fehlende Nachweise merkt niemand, die Rechnung geht raus
- Was noch nicht abgerechnet ist, weiß eine einzige Person
Mit Rechnungslauf
- Der Lauf startet zum festen Termin, auch im Urlaub
- Jede Angabe kommt aus dem System, in dem sie entsteht
- Beträge und Steuersätze rechnet der Lauf, nicht ein Mensch
- Unvollständige Vorgänge bleiben stehen, mit Grund
- Offene Abrechnungen stehen auf einer Liste, nicht im Kopf
Was ein Rechnungslauf nicht leistet
Rechnungen sind Belege mit rechtlicher Wirkung. Vier Punkte klären wir vor dem Angebot, und einer davon ist ein Grund, es zu lassen:
- Wir ersetzen keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Der Lauf erzeugt, versendet und übergibt; gebucht und erklärt wird weiterhin in Ihrer Kanzlei. Sonderfälle wie Reverse Charge oder Differenzbesteuerung bilden wir nur ab, wenn Ihre Kanzlei die Regel vorgibt – geraten wird hier nicht.
- Unter etwa 30 Rechnungen im Monat rechnet sich das selten. Wer zwanzig Rechnungen stellt, von denen jede anders aussieht, fährt mit einer guten Vorlage günstiger als mit 1.490 €. Dasselbe gilt, wenn Ihr ERP ein Fakturamodul hat, das nur nie eingerichtet wurde – dann ist Konfiguration der ehrlichere Weg.
- Der Lauf ist nur so gut wie Ihre Stammdaten. Wenn Preise frei getippt und Stundenzettel drei Wochen zu spät abgegeben werden, automatisieren wir das Durcheinander mit. Die Lücken machen wir sichtbar, aufräumen müssen Sie – eine Frage der Arbeitsweise, keine der Technik.
- Nummernkreis und Aufbewahrung bleiben, wo sie hingehören. Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein, Belege zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Beides leistet Ihr Fakturasystem, nicht der Workflow: Wir ziehen Nummern aus dem führenden System und legen Belege revisionssicher ab. Ein zweiter Nummernkreis im Automatisierungswerkzeug wäre bequem und in der Betriebsprüfung teuer.
Passt zwischen Ihr Vorsystem und Ihre Buchhaltung
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt eine Rechnungsart mit Ihren Prüfregeln, Versand und Übergabe an die Buchhaltung ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Anbindung an Ihr CRM oder ERP als Datenquelle
- Prüfregeln für die Abrechnungsreife, gemeinsam festgelegt
- Rechnungs-PDF in Ihrem Layout mit ZUGFeRD-Datensatz
- Versand per E-Mail mit personalisiertem Anschreiben
- Übergabe an DATEV, lexoffice oder sevDesk
- Ausnahmeliste mit Grund, Betrag und Zuständigkeit
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehrere Rechnungsarten wie Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift
- XRechnung für öffentliche Auftraggeber mit Portalversand
- Wiederkehrende Verträge mit Preisstaffeln und Anpassung
- Abgleich der Zahlungseingänge und Übergabe ans Mahnwesen
- Branchensoftware ohne dokumentierte Schnittstelle
Mehrere Rechnungsarten mit Abschlägen, Portalversand und Zahlungsabgleich liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets Workflow Advanced ab 2.490 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktiver Rechnungslauf
Vom Vorgang bis zur verbuchten Rechnung eingerichtet und an einem echten Monat abgenommen
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Dokumentierte Prüfregeln
Welche Bedingung eine Rechnung stoppt, wer sie freigibt, wie ein korrigierter Vorgang erneut läuft
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Rechnungsvorlage mit ZUGFeRD
PDF in Ihrem Layout mit maschinenlesbarem Datensatz, geprüft gegen die Formatvorgaben
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Einweisung für Buchhaltung und Vertrieb
Wie die Ausnahmeliste abgearbeitet wird und woran ein sauberer Lauf zu erkennen ist
Häufige Fragen zur Rechnungsautomatisierung
Diese Lösungen passen dazu
E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
Wenn das Pflichtformat im Vordergrund steht: Empfang und Versand strukturiert.
Mahnwesen automatisieren
Der Schritt danach: offene Posten im Blick, Zahlungserinnerung in Stufen.
Angebotserstellung automatisieren
Der Schritt davor: Aus dem Angebot wird ein sauber abrechenbarer Auftrag.
Eingangsrechnungen verarbeiten
Die Gegenrichtung: Rechnungen, die bei Ihnen ankommen, geprüft und freigegeben.
Wann geht bei Ihnen die letzte Rechnung des Monats raus?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns einen echten Monat an: wie viele Rechnungen, aus welchen Systemen, welche davon Sonderfälle sind. Danach wissen Sie, ob ein Lauf trägt oder ob zuerst die Stammdaten dran sind.
Kostenloses ErstgesprächWo automatisierte Rechnungserstellung im Alltag wirklich wirkt
Freigegebene Leistungs- oder Auftragsdaten werden in konsistente Rechnungen überführt, versendet und mit Status an CRM oder Buchhaltung zurückgemeldet.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Aufträge abrechnen
Freigegebene Positionen und Kundendaten werden ohne erneute Eingabe in eine Rechnung überführt.
Wiederkehrend fakturieren
Verträge und Leistungszeiträume lösen planbare Rechnungsentwürfe mit Prüfschritt aus.
Status zurückspielen
Versand, Fälligkeit und Zahlungseingang aktualisieren CRM und nächste Aufgabe.
Ein guter Fit, wenn …
Belege, Beträge und Freigaben folgen klaren Regeln; Ausnahmen sollen sichtbar bleiben und nicht still automatisch entschieden werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig rechnungen nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Unvollständige Leistungsnachweise, Sonderkonditionen, Gutschriften und steuerlich unklare Fälle benötigen eine fachliche Freigabe.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 10 Minuten heute und 2 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.