Angebotserstellung und Freigabe automatisieren
Aus dem Vorgang im CRM entsteht ein gerechnetes Angebot: Positionen aus dem Baukasten, Preise aus der gültigen Liste, Nachlässe nur bis zur hinterlegten Untergrenze. Was darüber liegt, verschwindet nicht in einem Mail-Verlauf, sondern geht mit der Kalkulation daneben in die Freigabe.
Der Engpass ist nicht das Dokument, sondern der Preis
Angebote entstehen fast überall gleich: Jemand öffnet das letzte ähnliche Angebot, überschreibt den Kundennamen, tauscht zwei Positionen und passt den Preis an. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern der schnellste verfügbare Weg – weil die Bestandteile eines Angebots an vier Orten liegen: die Preise im Warenwirtschaftssystem, die Sonderkonditionen in einer Tabelle, die Formulierungen im Kopf einer Kollegin und die letzte Rabattzusage in einem Mail-Verlauf, den niemand mehr findet.
Das Dokument zu erzeugen ist dabei der einfache Teil. Schwierig ist die Frage, ob der Preis noch trägt. Ein Angebot besteht selten aus einer Sorte Leistung, sondern aus Material, Arbeitszeit, Fremdleistung und Pauschalen – und jede Sorte hat eine andere Marge. Sieben Prozent Nachlass auf ein Angebot mit hohem Materialanteil kosten spürbar mehr Deckungsbeitrag als sieben Prozent auf reine Montagestunden. Diese Rechnung macht im Kundengespräch niemand nebenbei, und hinterher macht sie erst recht niemand mehr.
Wir bauen deshalb nicht die Dokumentenerzeugung allein, sondern die Kalkulation darunter: Positionen mit hinterlegtem Kostensatz, eine Untergrenze je Kundengruppe und eine Freigabe, die den Nachlass zusammen mit seiner Wirkung zeigt. Der eigentliche Gewinn ist nicht das schnellere Angebot, sondern dass Sie am Jahresende sagen können, welche Aufträge sich gelohnt haben.
Welche Angebote sich lohnen
Wir starten mit dem Angebotstyp, der am häufigsten vorkommt und die klarste Kalkulation hat. Weitere Typen teilen sich später denselben Baukasten und dieselbe Freigabelogik.
Standardangebote aus dem Baukasten
Der häufigste Einstieg: wiederkehrende Leistungen mit fester Kalkulation, bei denen nur Menge, Kunde und Termin wechseln.
Angebote mit Material und Montage
Materialpreise aus dem Lieferantenkatalog, Montagestunden nach Kostensatz – hier entscheidet die Mischung, was ein Nachlass kostet.
Wartungs- und Serviceverträge
Preisanpassung, Laufzeitstaffeln und Verlängerungsangebote entstehen aus dem Bestand statt aus einer Erinnerung.
Rabatt- und Sonderpreisfreigaben
Reißt der Nachlass die Untergrenze, geht das Angebot mit Kalkulation und Vorgangshistorie an die zuständige Stufe – nicht an ein Postfach.
Nachträge und Angebotsversionen
Version 2 entsteht aus Version 1 statt aus einer Kopie: eigene Nummer, sichtbare Differenz, Bezug auf den Ursprung.
Was die Kalkulation zeigt, bevor das Angebot rausgeht
Ein Angebot aus dem Baukasten, gerechnet mit hinterlegten Kostensätzen. Der Nachlass von 7 Prozent liegt laut Staffel bei der Vertriebsleitung – die Marge sagt etwas anderes.
| Position | Menge | Einzel | Summe | Marge |
|---|---|---|---|---|
| B-114Grundmodul Steuerung | 1 Stk | 2.480,00 | 2.480,00 | 27,8 % |
| B-207Sensorik je Zone | 6 Stk | 340,00 | 2.040,00 | 37,1 % |
| M-031Montage vor Ort | 18 Std | 89,00 | 1.602,00 | 30,3 % |
| S-002Einweisung, Übergabe | 1 psch | 480,00 | 480,00 | 35,4 % |
| freiAnfahrt, Sonderregelungkein Kostensatz | 1 psch | 240,00 | 240,00 | 0,0 % |
| Zwischensumme | 6.842,00 | 30,7 % | ||
| Nachlass 7,0 % | −478,94 | — | ||
| Angebotssumme | 6.363,06 | 25,5 % | ||
Rabattstaffel, Kundengruppe B
- bis 4,0 %läuft durch
- 4,1 bis 8,0 %dieses Angebot: 7,0 %Vertriebsleitung
- über 8,0 %Geschäftsführung
Margenband nach Nachlass
25,5 %Untergrenze 27,0 % – gerissen um 1,5 Punkte
- nach Nachlass 25,5 %
- Untergrenze 27,0 %
- vor Nachlass 30,7 %
Untergrenze gerissen. Die Staffel sieht bei 7,0 % die Vertriebsleitung vor, die Marge nicht: Das Angebot geht mit Kalkulation und Pflichtbegründung an die Geschäftsführung.
Nicht der Rabattsatz entscheidet, sondern was nach ihm übrig bleibt: Bei diesem Positionsmix kosten 7,0 % Nachlass mehr Deckungsbeitrag, als die Untergrenze hergibt – auf reine Montagestunden wäre derselbe Satz unkritisch.
Die frei erfasste Position rechnet die Kalkulation mit null Deckungsbeitrag, solange kein Kostensatz hinterlegt ist. Das ist die vorsichtige Annahme, nicht die richtige – deshalb steht sie zur Prüfung.
Vom Vorgang zum freigegebenen Angebot
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Vorgang übernehmen
Der Workflow startet ab einer definierten CRM-Phase oder per Schaltfläche. Kunde, Anschrift, Kundengruppe und die dazu gültige Preisliste kommen aus dem Datensatz, nicht aus der Erinnerung.
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Positionen aus dem Baukasten setzen
Jeder Baustein bringt Text, Einheit, Verkaufspreis und Kostensatz mit. Frei erfasste Zeilen bleiben erlaubt – sie werden markiert und mit null Deckungsbeitrag gerechnet.
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Rechnen und gegen die Untergrenze prüfen
Die Kalkulation bildet den Deckungsbeitrag je Position und für das ganze Angebot und vergleicht das Ergebnis nach Nachlass mit der Untergrenze der Kundengruppe.
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Freigabe holen, wenn die Regel es verlangt
Innerhalb der Leitplanken läuft das Angebot ohne Zwischenschritt weiter. Darüber geht es an die Stufe, die Ihre Staffel vorsieht – mit Kalkulation und Pflichtfeld für die Begründung.
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Versenden und den Stand festhalten
PDF oder Signaturlink gehen an den Kunden. Versandzeitpunkt, Version und freigegebene Marge landen im Vorgang, nach Ihrer Frist entsteht die Wiedervorlage.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Das letzte ähnliche Angebot wird kopiert und überschrieben
- Preise stammen aus drei Listen, eine davon ist veraltet
- Nachlässe werden zugesagt, bevor jemand die Marge kennt
- Freigaben stehen in Mail-Verläufen statt am Vorgang
- Niemand weiß sicher, welche Fassung beim Kunden liegt
Mit Angebotsautomation
- Das Angebot entsteht aus Baukasten und gültiger Preisliste
- Preise kommen aus einer Quelle, mit Stand und Gültigkeit
- Die Marge steht neben dem Nachlass, bevor er zugesagt wird
- Die Freigabe hängt am Angebot, mit Begründung und Zeitpunkt
- Version, Versandzeitpunkt und Stand stehen im Vorgang
Was eine Angebotsautomation nicht löst
Der Teil, den Software übernehmen kann, ist der kleinere. Diese vier Punkte klären wir vorher:
- Ohne saubere Kalkulationsbasis rechnet die Automation nur schneller falsch. Einkaufspreise, Stundensätze und Zuschläge müssen gepflegt sein, sonst zeigt das Margenband eine Zahl, die niemand ernst nehmen darf. Wenn Ihre Kostensätze seit Jahren unverändert sind, ist das zuerst ein Kalkulationsthema.
- Wenn jedes Angebot ein Unikat ist, lohnt sich der Baukasten nicht. Im Projektgeschäft mit freier Leistungsbeschreibung, ausgehandelter Haftung und individuellem Zahlungsplan steckt der Aufwand im Denken, nicht im Tippen. Dann bringt eine gute Vorlage mit gepflegten Textbausteinen mehr als dieser Workflow – und kostet einen Bruchteil.
- Die Untergrenze ist eine Geschäftsentscheidung, keine Formel. Wir hinterlegen sie je Kundengruppe, Produktlinie oder Vertragsart, festlegen müssen Sie sie. Erfahrungsgemäß wird an diesem Punkt am längsten diskutiert – und hier zeigt sich, ob es bisher überhaupt eine gemeinsame Regel gab.
- Der Marktpreis ist etwas anderes als die kalkulierte Untergrenze. Ein System, das jeden Nachlass darunter hart blockiert, verhindert auch Abschlüsse, die sich strategisch gelohnt hätten: Referenzkunde, Folgegeschäft, Auslastung in einem schwachen Monat. Wir bauen deshalb Sperren, die eine Freigabe verlangen, keine, die verbieten.
Passt zu Ihrem CRM und Ihrer Preisliste
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt einen Angebotstyp mit Baukasten, Kalkulation und einer Freigabestufe ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Anbindung an Ihr CRM oder Warenwirtschaftssystem als Datenquelle
- Positionsbaukasten mit Text, Einheit, Preis und Kostensatz
- Eine Angebotsvorlage in Ihrem Erscheinungsbild, als PDF
- Kalkulation mit Deckungsbeitrag je Position und für das Angebot
- Rabattstaffel mit Untergrenze und einer Freigabestufe
- Versand, Rückschreiben in den Vorgang und Wiedervorlage
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehrere Preislisten nach Kundengruppe, Region oder Vertragsart
- Mehrstufige Freigaben mit Vertretung und Eskalation
- Mischkalkulation aus Material, Stunden und Fremdleistung
- E-Signatur mit Überwachung des Rücklaufs
- Angebotsversionen, Nachträge und Übergabe an die Auftragsanlage
Mehrere Preislisten, mehrstufige Freigaben und die Übergabe des angenommenen Angebots in die Auftragsanlage liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets Workflow Advanced ab 2.490 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
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Produktive Angebotsstrecke
Vom Vorgang bis zum versendeten PDF eingerichtet und an echten Fällen abgenommen
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Gepflegter Positionsbaukasten
Bausteine mit Text, Einheit, Preis und Kostensatz – von Ihrem Team ohne uns änderbar
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Dokumentierte Rabatt- und Freigaberegeln
Staffel, Untergrenze und Zuständigkeit schriftlich, mit durchgerechneten Beispielen
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Einweisung für Vertrieb und Backoffice
Wie freie Positionen erfasst werden und was bei einer abgelehnten Freigabe passiert
Häufige Fragen zur Angebotserstellung
Diese Lösungen passen dazu
Lead-Erfassung mit CRM-Integration
Der Schritt davor: Die Anfrage liegt vollständig im CRM, bevor jemand kalkuliert.
Auftragsbestätigungen automatisieren
Der Schritt danach: Aus dem angenommenen Angebot wird die Bestätigung ohne Neueingabe.
Rechnungen automatisch erstellen
Dieselben Positionen ein zweites Mal – diesmal als Rechnung mit Bezug zum Angebot.
Genehmigungsprozesse
Freigaben mit Vertretung, Frist und Eskalation, auch außerhalb des Angebots.
Wissen Sie, was ein Nachlass Sie kostet?
Im kostenlosen Erstgespräch nehmen wir drei echte Angebote der letzten Wochen und rechnen nach, wo die Marge lag und welche Nachlässe heute ohne Freigabe hinausgehen. Danach wissen Sie, ob zuerst die Kalkulation dran ist oder gleich die Automatisierung.
Kostenloses ErstgesprächWo automatisierte Angebotserstellung im Alltag wirklich wirkt
CRM-Daten, Preislogik, Textbausteine und Freigaben werden zu einem kontrollierten Weg vom Deal bis zum versendeten Angebot verbunden.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Standardangebote beschleunigen
Kundendaten, Positionen und freigegebene Texte füllen automatisch die passende Vorlage.
Rabatte kontrollieren
Abweichungen von Preisleitplanken gehen mit Deal-Kontext an die richtige Freigabestufe.
Nachverfolgung anschließen
Versand, Öffnung und Signatur aktualisieren Deal-Status und nächste Vertriebsaufgabe.
Ein guter Fit, wenn …
Leads, Termine, Nachrichten oder Aufträge folgen wiederkehrenden Regeln und sollen ohne Medienbruch im CRM sichtbar werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig angebote nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Sonderkonditionen, ungewöhnliche Haftung, individuelle Verhandlung und unvollständige CRM-Daten benötigen eine dokumentierte Freigabe.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 28 Minuten heute und 7 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.