Was kostet individuelle Software? Ein ehrlicher Preis-Leitfaden für den Mittelstand
„Was kostet das denn?" ist die erste Frage in fast jedem Gespräch über eine eigene App oder Software – und die ehrlichste Antwort lautet zunächst: Es kommt darauf an. Das ist keine Ausrede, sondern liegt daran, dass individuelle Software so unterschiedlich ist wie die Probleme, die sie löst. Dieser Leitfaden macht die Kosten greifbar: welche Faktoren den Preis treiben, welche Größenordnungen realistisch sind und wie Sie ein Projekt so zuschneiden, dass es bezahlbar bleibt.
Warum es keinen Festpreis „von der Stange" gibt
Bei individueller Software bestimmt der Funktionsumfang den Preis – nicht ein fester Katalog. Ein einfaches internes Formular und ein Kundenportal mit Login, Rollen und mehreren Integrationen unterscheiden sich nicht um Prozente, sondern um eine Größenordnung. Ein pauschales „App = X Euro" wäre deshalb unseriös. Die gute Nachricht: Sobald man eine Handvoll Faktoren kennt, lässt sich der Aufwand gut einschätzen – und genau die gehen wir jetzt durch.
Die 6 Faktoren, die den Preis bestimmen
- Funktionsumfang: Wie viele Funktionen, wie komplex die Logik dahinter? Jede zusätzliche Ansicht, Regel und Sonderbehandlung kostet Zeit.
- Integrationen: Jede Anbindung – SharePoint, Google Drive, CRM, ERP, DATEV – bedeutet eigene Schnittstellen, Authentifizierung und Sonderfälle. Integrationen sind oft der größte versteckte Posten.
- Nutzer, Rollen & Berechtigungen: Ein Tool für drei Personen ist günstiger als ein Portal mit Login, mehreren Rollen und externen Kunden, die nur ihre eigenen Daten sehen dürfen.
- Daten & Migration: Datenmodell, Übernahme von Altbeständen und Datenqualität – „die alten Excel-Listen importieren" ist selten trivial.
- Design & UX: Standard-Komponenten sind günstig; ein individuell gestaltetes, poliertes Interface kostet mehr – lohnt sich aber dort, wo Kunden es täglich sehen.
- Betrieb: Hosting, Sicherheit, Wartung und Weiterentwicklung fallen laufend an, nicht nur einmal. Mehr dazu weiter unten.
Realistische Größenordnungen
Die folgende Tabelle gibt grobe Orientierungswerte für den deutschen Mittelstand – kein Angebot. Der konkrete Preis ergibt sich erst aus Ihrem Funktionsumfang. Sie hilft trotzdem, ein Bauchgefühl für die Größenordnung zu bekommen.
| Projektgröße | Typische Größenordnung | Dauer |
|---|---|---|
| Prototyp / Proof of Concept Klickbar, eine Kernfunktion |
ca. 1.500–5.000 € | 1–3 Wochen |
| Kleine App / internes Tool Verwaltungs-/Formular-Tool, 1–2 Integrationen |
ca. 5.000–15.000 € | 3–8 Wochen |
| Mittleres Portal / SaaS-MVP Login, Rollen, mehrere Integrationen, Dashboard |
ca. 15.000–40.000 € | 2–4 Monate |
| Größere Plattform Komplexe Logik, viele Nutzer, hohe Anforderungen |
ab 40.000 € | ab 4 Monate |
Eine einzelne Integration – etwa „verbinde SharePoint mit Google Drive" – liegt in der Praxis oft im Bereich einer kleinen App, weil die eigentliche Arbeit in den Schnittstellen und Sonderfällen steckt, nicht in der Oberfläche.
Einmalig oder laufend? Die Gesamtkosten im Blick
Der häufigste Planungsfehler: nur die Erstellung kalkulieren. Software lebt, sobald sie läuft – sie braucht Hosting, Sicherheitsupdates, Wartung und in der Regel Weiterentwicklung, weil sich Anforderungen ändern. Als Faustregel sollten Sie pro Jahr etwa 15–25 % der Erstellungskosten für Betrieb und Pflege einplanen. Das ist keine versteckte Gebühr, sondern der Preis dafür, dass die Software auch in zwei Jahren noch sicher läuft und mitwächst.
Selbst bauen, kaufen oder mieten? Wann sich individuell lohnt
Individuelle Software ist nicht immer die richtige Antwort. Standardsoftware oder ein SaaS-Abo ist im Einstieg günstig und sofort verfügbar – dafür passen Sie sich dem Tool an, zahlen monatlich pro Nutzer und landen oft in einem weiteren Datensilo. Individuelle Software kostet anfangs mehr, passt dafür exakt, kennt keine Pro-Nutzer-Lizenz und gehört Ihnen.
Faustregel: Individuell lohnt sich, wenn …
- check der Prozess zu Ihrem Kerngeschäft gehört und kein Standardtool ihn richtig abbildet.
- check die Lizenzkosten pro Nutzer mit wachsendem Team aus dem Ruder laufen.
- check Sie mehrere Systeme verbinden müssen, die es so „von der Stange" nicht gibt.
- check Ihnen die Daten und die Unabhängigkeit von einem Anbieter wichtig sind.
Für reinen Standardbedarf – Buchhaltung, E-Mail, Office – ist fertige Software fast immer die bessere Wahl.
Wie Sie die Kosten senken – ohne an Qualität zu sparen
- Klein anfangen (MVP): erst die eine Funktion bauen, die am meisten Nutzen bringt – statt von Tag eins alles auf einmal.
- Prototyp zuerst: für wenig Geld validieren, ob die Idee trägt, bevor das große Budget fließt.
- In Phasen bauen: das Budget über die Zeit strecken und nach jeder Phase neu entscheiden.
- Vorhandenes nutzen: bestehende Schnittstellen, Automatisierungen und Bausteine wiederverwenden, statt alles neu zu bauen.
- Scope diszipliniert halten: „nice to have" bewusst auf später verschieben – das hält den ersten Wurf schlank.
Wie Lyron Preise macht
Wir halten es transparent: ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir den Umfang einkreisen, dann ein Festpreis pro klar umrissener Phase – oft beginnend mit einem Prototyp. So wissen Sie vorher, woran Sie sind, und der erste Schritt bleibt klein. Für laufende Automatisierungspakete finden Sie feste Preise auf unserer Preisseite; für eine eigene App erstellen wir nach dem Erstgespräch ein individuelles Angebot. Warum wir Automatisierung und Software aus einer Hand anbieten, lesen Sie in „Wir bauen jetzt auch Software".
Sie wollen wissen, was Ihre Idee kostet?
Im kostenlosen Erstgespräch grenzen wir den Umfang ein und nennen Ihnen eine realistische Größenordnung – ohne Verpflichtung.
Häufige Fragen
Was kostet eine einfache App ungefähr?
Kleine interne Tools starten oft im niedrigen fünfstelligen Bereich, ein klickbarer Prototyp deutlich darunter. Die genaue Zahl hängt vor allem von den Integrationen und der Nutzerzahl ab – im kostenlosen Erstgespräch nennen wir Ihnen eine realistische Größenordnung.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Wir arbeiten bevorzugt mit Festpreisen pro klar umrissener Phase, damit Sie Planungssicherheit haben. Wenn wir mit einem Prototyp starten, bleibt der erste Schritt klein und das Risiko überschaubar.
Lohnt sich individuelle Software gegenüber Standardsoftware?
Wenn kein Standardtool wirklich passt, die Lizenzkosten pro Nutzer mit der Zeit explodieren oder Sie viele Systeme verbinden müssen, lohnt sich individuelle Software. Für reinen Standardbedarf wie Buchhaltung oder E-Mail ist fertige Software günstiger.
Hinweis: Die genannten Preis-Größenordnungen sind unverbindliche Orientierungswerte für typische KMU-Projekte im deutschsprachigen Raum (Stand 2026) und stellen kein Angebot dar. Der tatsächliche Preis ergibt sich aus dem konkreten Funktionsumfang.
Über Lyron: Lyron ist eine Automatisierungs- und Software-Beratung aus dem Raum Düsseldorf/Neuss. Wir helfen kleinen und mittleren Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und individuelle Software produktiv, integriert und DSGVO-konform einzusetzen.