Bestandswarnungen und Nachbestellung automatisieren
Jeden Morgen prüft der Workflow, welcher Artikel seinen Meldebestand unterschritten hat – berechnet aus Verbrauch, Wiederbeschaffungszeit und Sicherheitsbestand. Was fehlt, geht als gebündelter Bestellvorschlag an die zuständige Person: mit Menge, Lieferant und bereits bestellter Ware im Kontext.
Der Meldebestand ist die eigentliche Arbeit
Kein Betrieb vergisst das Nachbestellen aus Nachlässigkeit. Der Grund ist banaler: Die Bestandszahl sagt, wie viel da ist – nicht, wann es alle ist. Zwischen „noch 60 Stück“ und „am Donnerstag brauchen wir sie“ liegen zwei Größen, die selten irgendwo hinterlegt sind: wie schnell der Artikel weggeht und wie lange der Lieferant braucht.
Die eigentliche Schwierigkeit ist deshalb nicht die Warnung, sondern die Schwelle. Ein Meldebestand ist keine feste Zahl, sondern eine Rechnung: Verbrauch je Arbeitstag mal Wiederbeschaffungszeit, plus Sicherheitsbestand. Alle drei Werte bewegen sich. Eine Schwelle, die einmal gesetzt und nie wieder angefasst wurde, meldet entweder ständig – dann liest sie nach drei Wochen niemand mehr – oder zu spät, dann steht die Montage.
Dazu kommt eine zweite Hürde, die technisch aussieht und es nicht ist: Die Bestandszahl muss eindeutig sein. Ware, die für einen laufenden Auftrag reserviert ist, Material auf dem Servicefahrzeug, eine Bestellung, die längst unterwegs ist – wer das nicht abzieht, bestellt doppelt oder gar nicht. Die Arbeit steckt darum in drei Festlegungen: Welche Zahl gilt, was wird davon abgezogen, und wer entscheidet.
Welche Artikel sich lohnen
Wir starten mit der Artikelgruppe, die sich stetig bewegt und deren Lieferzeiten bekannt sind. Weitere Gruppen nutzen später dieselbe Rechnung mit eigenen Werten.
Verbrauchsmaterial im Lager
Der häufigste Einstieg: Artikel mit stetigem Verbrauch, festem Lieferanten und kurzer Lieferzeit. Hier trägt die Rechnung aus Verbrauch und Wiederbeschaffungszeit am zuverlässigsten, weil die Historie belastbar ist.
Ersatz- und Verschleißteile
Teile, deren Fehlen einen Auftrag stoppt. Hier zählt nicht der Wert, sondern die Kritikalität: Der Sicherheitsbestand wird bewusst höher gesetzt als die Statistik nahelegt.
Artikel mit langer Wiederbeschaffungszeit
Sechs Wochen Lieferzeit verschieben den Meldebestand weit nach oben. Genau diese Artikel werden von Hand am spätesten bemerkt, weil sie sich langsam bewegen.
Handelsware mit Saisonverlauf
Wenn der Verbrauch im Frühjahr das Dreifache des Winters beträgt, führt ein starrer Durchschnitt in die Irre. Wir rechnen dann mit dem Verbrauch des Vorjahreszeitraums.
C-Teile und Kleinmengen
Schrauben, Kabelbinder, Etiketten: einzeln zu unwichtig für Aufmerksamkeit, zusammen ein täglicher Ärger. Diese Artikel bündeln wir zu einer Sammelbestellung je Lieferant, statt zu vielen Einzelmeldungen.
Bestände in Servicefahrzeugen
Dezentrale Bestände, die im ERP oft gar nicht auftauchen. Hier ist zuerst die Frage zu klären, wer die Entnahme bucht – erst danach lohnt eine Warnung.
Ein Artikel über elf Arbeitstage
Die Treppe zeigt den Bestand am Morgen, nach jeder Entnahme eine Stufe tiefer. Die gestrichelte Linie ist der Meldebestand, an dem der Vorschlag ausgelöst wird.
- Ø Verbrauch
- 12 Stk. je Arbeitstag
- × Wiederbeschaffungszeit
- 5 Arbeitstage
- + Sicherheitsbestand
- 40 Stk.
- = Meldebestand
- 100 Stk.
- über Meldebestand
- darunter – Vorschlag ist raus
- Wiederbeschaffungszeit
- Sicherheitsbestand
Entscheidend ist nicht der Alarm, sondern der Abstand zwischen Meldebestand und Sicherheitsbestand. Dieser Abstand ist der Zeitpuffer, den die Lieferzeit braucht – wird er zu klein gewählt, hilft auch die pünktlichste Warnung nichts mehr.
Der Meldebestand von 100 Stück ist gerechnet, nicht geschätzt: 12 Stück Verbrauch je Arbeitstag mal 5 Arbeitstage Wiederbeschaffungszeit ergibt 60, dazu 40 Stück Sicherheitsbestand. In diesen fünf Tagen wurden tatsächlich nur 48 Stück entnommen – deshalb traf die Lieferung mit 8 Stück Reserve ein.
Vom Bestand zur freigegebenen Bestellung
-
Bestandsquelle festlegen
Wir bestimmen, welche Zahl gilt – Buchbestand, frei verfügbarer Bestand oder Bestand minus Reservierungen. Diese eine Quelle wird täglich oder bei jeder Buchung gelesen, alle anderen Listen verlieren ihren Anspruch.
-
Meldebestand je Artikel rechnen
Aus dem Verbrauch der letzten Wochen, der hinterlegten Wiederbeschaffungszeit und einem Sicherheitsbestand entsteht pro Artikel eine eigene Schwelle. Keine pauschale Prozentregel über den ganzen Artikelstamm.
-
Offene Bestellungen gegenrechnen
Bereits bestellte Mengen mit erwartetem Liefertermin werden abgezogen. Übrig bleibt die echte Lücke – das verhindert die Doppelbestellung, die manuelle Warnlisten regelmäßig erzeugen.
-
Vorschlag statt Alarm
Einmal täglich geht eine gebündelte Liste an die zuständige Person, sortiert nach Dringlichkeit. Jede Zeile enthält Menge auf Verpackungseinheit gerundet, Lieferant, letzten Einkaufspreis und den Termin, an dem der Bestand sonst leer läuft.
-
Freigeben, bestellen, nachhalten
Nach der Freigabe entsteht die Bestellung im ERP oder als Mail an den Lieferanten, der erwartete Liefertermin wird vermerkt. Überfällige Lieferungen meldet der Workflow von selbst, jede Entscheidung bleibt protokolliert.
Was sich im Alltag ändert
Heute
- Mindestbestände werden von Hand durchgesehen, wenn Zeit ist
- Der Engpass fällt auf, wenn das Material gebraucht wird
- Bestellt wird nach Gefühl, oft zu viel oder zu spät
- Ware ist schon unterwegs und wird trotzdem erneut bestellt
- Warnungen kommen einzeln per Mail und gehen unter
Mit Bestandswarnung
- Jeder Artikel wird täglich gegen seine eigene Schwelle geprüft
- Der Engpass wird eine Wiederbeschaffungszeit vorher sichtbar
- Die Menge ist gerechnet und auf Verpackungseinheiten gerundet
- Offene Bestellungen sind abgezogen, bevor der Vorschlag entsteht
- Eine Liste pro Tag und Zuständigkeit, nach Dringlichkeit sortiert
Was eine Bestandswarnung nicht leisten kann
Die Rechnung ist nur so gut wie die Zahlen, die hineingehen. Diese vier Punkte klären wir vor dem Angebot – zwei davon sprechen in manchen Betrieben gegen das Projekt:
- Falsche Bestandszahlen werden durch Automatisierung nicht richtig, nur schneller wirksam. Wenn Entnahmen nicht gebucht werden, meldet der Workflow zuverlässig die falschen Artikel und übersieht die richtigen. Wo der Buchbestand regelmäßig um mehr als eine Verpackungseinheit vom Regal abweicht, ist die Entnahmebuchung das erste Projekt – nicht die Warnung. Das ist eine Frage der Gewohnheit, nicht der Technik.
- Ohne Verbrauchshistorie gibt es keinen gerechneten Meldebestand. Für Artikel, die drei- oder viermal im Jahr gebraucht werden, ist jeder Durchschnitt Zufall. Solche Positionen bekommen einen von Hand gesetzten Wert aus Erfahrung, und wir sagen offen dazu, dass es eine Schätzung bleibt. Auch der einmalige Großauftrag lässt sich nicht vorhersagen: Wenn jemand weiß, dass nächsten Monat 400 Stück gebraucht werden, muss diese Information in den Bedarf eingetragen werden – sonst kennt sie niemand außer ihm.
- Bei wenigen bewegten Artikeln lohnt sich das nicht. Wer 30 bis 40 Positionen führt, alles bei einem Händler mit Lieferung am nächsten Tag bestellt und ohnehin jeden Freitag durchs Lager geht, braucht keinen Workflow, sondern einen festen Termin und eine Liste. Ebenso gilt: Wenn Ihr ERP einen brauchbaren Meldebestands-Report mitbringt, der nur nie eingerichtet wurde, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch – dann ist die Konfiguration die günstigere Antwort.
- Vollautomatisch bestellen empfehlen wir nicht als Einstieg. Preisänderungen, Mindestbestellwerte, ein gewechselter Lieferant oder eine ungewöhnlich große Menge gehören vor eine Person, die den Vorgang kennt. Wir bauen die automatische Auslösung gern ein, aber begrenzt auf ausdrücklich freigegebene Standardartikel mit Wertobergrenze. Verhandeln, Rahmenverträge prüfen und Lieferanten auswählen bleibt Ihre Aufgabe.
Passt zu Ihrer Lagerhaltung
Leistungsumfang und Preis
Der Einstiegspreis deckt eine Bestandsquelle, eine Artikelgruppe und eine tägliche Vorschlagsliste ab. Was den Preis bewegt, sagen wir vor dem Angebot.
- Anbindung einer führenden Bestandsquelle: ERP, Lagerverwaltung oder Liste
- Meldebestand-Regel für eine Artikelgruppe, aus Verbrauch und Lieferzeit gerechnet
- Gegenrechnung offener Bestellungen samt erwartetem Liefertermin
- Eine gebündelte Vorschlagsliste je Zuständigkeit, per E-Mail oder Teams
- Bestellvorschlag mit Menge, Verpackungseinheit, Lieferant und letztem Preis
- Freigabe per Klick, Protokoll der Entscheidung inklusive Ablehnung
- Dokumentation, Einweisung und 30 Tage Support
Was den Preis erhöht
- Mehrere Lager oder Standorte mit getrennten Beständen
- Saisonfaktor oder Trend statt gleitendem Durchschnitt
- Bestellung direkt im ERP anlegen statt Mail an den Lieferanten
- Lieferantenpreise, Staffeln und Rahmenverträge im Vorschlag
- Artikelstamm ohne gepflegte Lieferzeiten und Verpackungseinheiten
Mehrere Standorte mit Saisonfaktor und Bestellanlage direkt im ERP liegen erfahrungsgemäß im Bereich unseres Pakets Workflow Advanced ab 2.490 €. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Betrieb und Weiterentwicklung optional per Abo-Paket
Was Sie erhalten
-
Laufende Bestandsprüfung
Täglich oder ereignisbasiert, mit dokumentierter Quelle und nachvollziehbarer Rechnung
-
Meldebestände je Artikel
Berechnet, in einer Tabelle einsehbar und ohne uns von Ihnen änderbar
-
Vorschlagsliste mit Freigabe
Gebündelt, priorisiert und mit allen Angaben, die für die Bestellung nötig sind
-
Einweisung für Einkauf und Lager
Wie Sicherheitsbestände gesetzt werden und was bei einer geänderten Lieferzeit zu tun ist
Häufige Fragen zu Bestandswarnungen
Diese Lösungen passen dazu
Bestellanforderungen automatisieren
Der Schritt danach: Aus dem Vorschlag wird eine Anforderung mit Kostenstelle und Freigabe.
Auftragsbestätigungen prüfen
Liefertermin und Menge aus der Bestätigung des Lieferanten fließen in die offene Bestellung.
Excel-Daten synchronisieren
Wenn die Bestände heute in mehreren Tabellen liegen und erst eine Quelle entstehen muss.
E-Commerce-Automatisierung
Bestände über Shop, Marktplatz und Lager hinweg abgleichen statt nur überwachen.
Wissen Sie, welcher Artikel als Nächstes leer ist?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Bestandsdaten an und rechnen für zwei, drei echte Artikel den Meldebestand aus. Danach wissen Sie, ob die Zahlen tragen – und ob sich der Workflow bei Ihrer Artikelzahl überhaupt lohnt.
Kostenloses ErstgesprächWo automatische Bestandswarnungen im Alltag wirklich wirkt
Der Workflow überwacht definierte Bestände, berücksichtigt offene Bestellungen und Verbrauch, bündelt relevante Warnungen und bereitet die nächste Aktion vor.
Drei typische Einsatzfelder – konkret genug, um den eigenen Prozess dagegen zu halten.Verbrauchsmaterial überwachen
Handschuhe, Verpackung oder Büromaterial werden vor dem Engpass sichtbar.
Ersatzteile nachhalten
Kritische Teile berücksichtigen Reservierung, Lieferzeit und offene Bestellung.
Warnungen priorisieren
Wert, Kritikalität und erwarteter Bedarf sortieren die tägliche Liste.
Ein guter Fit, wenn …
Wiederkehrende Büroaufgaben folgen klaren Regeln, kosten täglich kleine Zeitblöcke und sollen ohne Systemwechsel zuverlässig erledigt werden.
- Sie bearbeiten regelmäßig bestandspositionen nach wiederkehrenden Regeln.
- Eingang, Zielsystem und fachlich verantwortliche Rolle lassen sich eindeutig benennen.
- Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben und gezielt an Menschen gehen.
Bewusste Grenze der Automation
Automatische Bestellungen erfolgen nur für explizit freigegebene Standardartikel und Grenzen. Preisänderungen, neue Lieferanten und ungewöhnlicher Verbrauch gehen an Menschen.
Technischen Ansatz und Plattformen ansehenZeitgewinn mit eigenen Annahmen einschätzen
Der Rechner nutzt 3 Minuten heute und 1 Minuten nach Automatisierung als veränderungsfeste Beispielannahme. Er ersetzt keine Prozessanalyse.
Orientierungswert auf Basis der sichtbaren Annahmen – keine Garantie.